Reembolso

A funcionalidade de reembolso atende às empresas em que funcionários realizam gastos para atendimento às suas atividades de trabalho e posteriormente são reembolsados, como por exemplo, combustível, estacionamento, refeições, etc.

Os funcionários precisam ser cadastrados como Fornecedores e, normalmente, são usuários do ERPFlex, pois são eles que fazem o lançamento das suas próprias despesas. Com isso, fica mais ágil o trabalho do Financeiro que precisará apenas carregar o reembolso para pagamento na tela de Despesas (Compras).

Para esse processo, a empresa pode elaborar um formulário RTF para impressão do reembolso e solicitar ao colaborador que anexe fisicamente os comprovantes das despesas e a realize a entrega ao setor financeiro.

Estão disponíveis duas telas para esse processo:

  • Reembolso – essa tela é vinculada ao perfil de usuário do colaborador. Nela somente são exibidos os lançamentos de reembolso incluídos por ele.
  • Reembolso (admin) – essa tela deve ser vinculada ao perfil do Financeiro. Nela são exibidos os lançamentos de todos os funcionários.

Incluindo um reembolso

  1. Acesse Lançamentos > Compras > Reembolso.
  2. Na tela de Reembolso, clique em Incluir e informe:
Docto

Se mantido em branco, o ERPFlex fará a numeração sequencial automática, após a gravação. Informe outro número se desejar.

Fornecedor

Selecione o nome do funcionário para o qual o reembolso está sendo elaborado.

Emissão

É sugerida a data-base. Informe outra, se necessário.

Previsão de Entrada

Aplicável para pedido de compra. Informa a data acordada com o fornecedor para entrega dos produtos/serviço.

Cliente

Se aplicável, selecione o nome do cliente vinculado ao gasto desse reembolso.

Histórico

Campo livre para digitação de observações sobre o reembolso.

Prazo de Entrega (dias)

Aplicável para pedido de compra. É sugerido com base no cadastro do fornecedor. Informe outra, se necessário.

Incluindo os itens no reembolso

  • Clique no botão Incluir e informe:

Produto ou Serviço

Clique no botão de opção Produto ou Serviço, conforme o tipo de item que deseja incluir no reembolso.
Em seguida,  digite parte do nome na caixa de digitação. O sistema começa a listar os itens que possuem o texto digitado. Clique sobre o nome do produto ou serviço desejado.

Importante:
No New, ainda não foi disponibilizada a pesquisa pelo código na variante. Essa função será liberada nas próximas versões.

Armazém

Sugere o armazém padrão para entrada do produto, conforme definido pelo parâmetro Armazém Padrão (Parâmetros > Produto > Estoque).

Selecione outro se necessário.

Variante

Caso o produto/serviço possua variante, serão exibidos os itens para escolha. Marque o item de variante para compra.

Histórico

Campo livre para digitação de observação sobre o item reembolso.

Prazo de Validade (em Dias)

Sugerido a partir do campo Prazo Valid (dias) do cadastro do fornecedor e caso o parâmetro Trazer o Prazo de Validade do Pedido de Compra (Compras > aba Compras-Padrões ) seja configurado com Sim.

Com base nesse dado, o ERPFlex calculará automaticamente a data de validade da última entrada ou do lote do produto, a partir da data de emissão da nota.

OP/OS

Permite vincular uma ordem de serviço (produtos ou serviços) ou ordem de produção (apenas serviços)  para acumular o custo com o valor gasto.

UM Comercial
A unidade de medida comercial é carregada conforme o cadastro do produto/serviço. Essa é a unidade que será levada para a nota fiscal.

Natureza
Por padrão, é sugerida a natureza do cadastro de produtos/serviços. Selecione outra se necessário. Essa informação será considerada no momento da compra.

Qtde/ Qtde em UM do Estoque ou Comercial

Informe a quantidade solicitada.

Caso o produto possua fator de conversão, a quantidade poderá ser informada na unidade de medida do estoque ou a comercial, conforme definido no parâmetro Quantidade Digitada (Parâmetros > Pedido de Compras). Nesse caso, será exibida em uma caixa ao lado a quantidade convertida e o valor correspondente à conversão.

Preço unitário comercial
O preço unitário pode vir sugerido se o custo standard estiver cadastrado.

Importante:

Caso a unidade de medida de compra seja diferente da utilizada pela empresa para o estoque, é necessário ajustar o preço unitário manualmente, pois o custo standard sugerido baseia-se na unidade do estoque.

Preço unitário
Se existir fator de conversão, apresenta o preço proporcional à primeira unidade de medida.

Valor Item

Calcula o valor do item com base na quantidade * preço unitário comercial.

IPI%/Valor do IPI

Informe manualmente o percentual do IPI do produto cobrado pelo fornecedor, se existir. O valor do IPI será calculado automaticamente.

Valor ICMS-ST

Informe manual o valor do ICMS ST do produto cobrado pelo fornecedor, se existir.

Frete
Apresenta o valor rateado do frete informado no cabeçalho. Se necessário, pode ser editado; nesse caso, o campo Frete do cabeçalho será recalculado.

Desconto %/ Desconto Valor
Apresenta o percentual e o valor do desconto, conforme informado no cabeçalho.

Valor Total

Calcula o valor total do produto, adicionando os tributos.

  • Clique em Salvar.
    Repita os procedimentos para incluir outros itens.
  • Clique no botão Voltar para deixar a tela de itens.

Aplicável ao Pedido de Compra.

Essa aba somente é habilitada se o parâmetro Dados de Importação (Parâmetros > Faturamento/Compras > Compras-Padrões) for configurado com Sim.

O objetivo é disponibilizar alguns campos para acompanhamento do processo de importação. Os dados são apenas informativos.

Currency (Moeda)

Selecione a moeda negociada para o processo de importação.

Incoterms (termos do comércio internacional)

Os incoterms correspondem a modalidades de transações comerciais normalizadas pela Câmara de Comércio Internacional:

FOB, Franco a bordo (porto de embarque designado)

O exportador deve entregar a mercadoria, desembaraçada, a bordo do navio indicado pelo importador, no porto de embarque. Esta modalidade é válida para o transporte marítimo ou hidroviário interior. Todas as despesas, até o momento em que o produto é colocado a bordo do veículo transportador, são da responsabilidade do exportador. Ao importador cabem as despesas e os riscos de perda ou dano do produto a partir do momento que este transpuser a amurada do navio. Seguro Facultativo.

FCA, Franco transportador (local designado)

O exportador entrega as mercadorias, desembaraçadas para exportação, à custódia do transportador, no local indicado pelo importador, cessando aí todas as responsabilidades do exportador. Essa condição pode ser utilizada em qualquer tipo de transporte, inclusive o multimodal. Seguro Facultativo.

CPT, Porte pago até (local de destino designado)

Como o CFR, esta condição estipula que o exportador deverá pagar as despesas de embarque da mercadoria e seu frete internacional até o local de destino designado. Dessa forma, o risco de perda ou dano dos bens, assim como quaisquer aumentos de custos são transferidos do exportador para o importador, quando as mercadorias forem entregues à custódia do transportador. Este INCOTERM pode ser utilizado com relação a qualquer meio de transporte.

CFR, Custo e frete (porto de destino designado)

O exportador deve entregar a mercadoria no porto de destino escolhido pelo importador. As despesas de transporte ficam, portanto, a cargo do exportador. O importador deve arcar com as despesas de seguro e de desembarque da mercadoria. A utilização desse termo obriga o exportador a desembaraçar a mercadoria para exportação e utilizar apenas o transporte marítimo ou hidroviário interior.Seguro Facultativo.

EX Work, Na fábrica (local designado)

O produto e a fatura devem estar à disposição do importador no estabelecimento do exportador. Todas as despesas e quaisquer perdas e danos a partir da entrega da mercadoria, inclusive o despacho da mercadoria para o exterior, são da responsabilidade do importador. O exportador não possui nenhum custo.Quando solicitado, o exportador deverá prestar ao importador assistência na obtenção de documentos para o despacho do produto. Esta modalidade pode ser utilizada com relação a qualquer via de transporte (modal) Seguro Facultativo.

City

Cidade de origem

Terms

Número de dias para pagamento

%Comision

Percentual de comissão que a empresa receberá pela importação.

Calculate Comission

Selecione se a comissão da empresa é calculada sobre o Valor dos produtos + Frete ou somente Valor dos produtos.

Manufacter

Selecione o fabricante do produto (Cadastro de Fornecedores).

Port of Origem

Informe o porto de origem.

Team

Selecione a equipe de vendas ou supervisor que participou da negociação (Cadastro de Vendedores). Campo informativo para cálculo de comissionamento.

Seller 1/ 2/ 3

Selecione até 3 vendedores que participaram da venda (Cadastro de Vendedores). Campo informativo para cálculo de comissionamento.

Nessa aba, são preenchidos campos complementares do reembolso, conforme a necessidade de cada empresa.

A personalização dos Dados Adicionais deve ser realizada pelo administrador do sistema, na tela de parâmetros (Parâmetros > Dados Adicionais > Reembolso).

Nessa aba, podem ser pré-definidas as parcelas a receber, assim quando o pedido for recebido, esses dados já serão levados para a tela de Compras. Para isso, pode-se selecionar uma forma de pagamento ou definir as parcelas manualmente.

No caso da informação manual, se o parâmetro Alterar valor a ser parcelado na tela de Pagamento/Recebimento (Parâmetros > Financeiro) estiver configurado com Não, o sistema automaticamente divide o valor orçado em parcelas iguais, todas com o mesmo tipo de pagamento; no entanto, será possível ajustá-las após a geração. Caso esse parâmetro esteja configurado com Sim, o valor e o tipo de cada parcela poderão ser definidos individualmente. Deve-se utilizar o botão Incluir para adicionar parcelas até completar o valor total.

Vale observar que quando ativado o parâmetro Bloquear os campos da tela de Pagamentos/Recebimento (Parâmetros > Financeiro), não é possível modificar a quantidade de parcelas.

Definindo as parcelas icone roteiro

  1. Preencha a tela de forma de pagamento conforme a orientação a seguir:
    • Forma de Pagamento
      Clique na barra de pesquisa para escolher uma forma de pagamento.
      Somente serão listadas as formas de pagamento liberadas no cadastro do fornecedor, se o parâmetro Habilita filtro de mostrar todas as formas de pagamento (Parâmetros > Financeiro) estiver configurado com Não.
    • Intervalo variável
      Permite definir a quantidade de parcelas com diferentes intervalos de dias entre elas.
      Exemplo: 01,28,07
      O valor a pagar será dividido em 3 parcelas, cujos vencimentos serão:

      • 1ª Parcela – 1 dia após a data de emissão;
      • 2ª Parcela – 28 dias após a primeira parcela;
      • 3ª Parcela – 7 dias após a segunda parcela.
    • Tipo
      • À Vista
        Este tipo lança o título já quitado na data da emissão. No momento da entrada, deverá ser informado o banco para baixa.
      • A prazo
        Permite definir parcelamentos e as respectivas datas de vencimento. A partir dele, podem ser gerados boletos, depósitos etc.
      • Cheque-pre
        Este tipo considera que a empresa irá pagar em cheque. No momento do pagamento, deverão ser informados os dados dos cheques.
      • PagSeguro
        Esse tipo é normalmente utilizado para as vendas realizadas via e-Commerce Flex, para identificar as operações com o PagSeguro.
      • Mercado Pago
        Esse tipo é normalmente utilizado para as vendas realizadas via e-Commerce Flex, para identificar as operações com o Mercado Pago.
      • Cartões de Crédito
        Permite selecionar um cartão de crédito. Serão calculados os vencimentos, conforme o vencimento da fatura definido no cadastro do cartão.
    • Número da Parcela
      A numeração das parcelas é gerada automaticamente pelo ERPFlex, após a confirmação da forma de pagamento.
    • 1º Vencimento
      O vencimento pode ser calculado automaticamente conforme especificado na forma de pagamento; no cartão de crédito ou no campo Intervalo Variável. É possível ajustá-lo manualmente, caso necessário.
    • Intervalo
      Esse campo é habilitado somente após a informação da quantidade de parcelas, caso seja maior que 1.
      Informe nesse campo, o intervalo em dias entre uma parcela e outra.
    • Valor a Parcelar / Saldo a Parcelar
      Utilize o campo Valor a Parcelar caso queira diferenciar o tipo e valor por parcela. Após a confirmação da primeira parcela, informe as demais clicando no botão Incluir, até completar o valor total. No campo Saldo a Parcelar, será exibido o valor restante.
      Esses campos somente são apresentados quando está ativo parâmetro Altera valor a ser parcelado na tela de Pagamento/Recebimento (Parâmetros > Financeiro).
    • Qtde/Valor da Parcela
      Informe o número de parcelas, caso queira que o sistema divida automaticamente o valor total em parcelas iguais.
    • Histórico
      Esse campo permite o registro de observações importantes para o setor financeiro. O histórico fica visível na tela de Títulos a Pagar.
    • Código de Barras
      Informe o código de barras do documento a pagar, se existir.
    • Títulos a Receber deste fornecedor, que podem ser usados na compensados dessa baixa
      Se existirem vendas ou pagamentos antecipados ao fornecedor, nessa área estes serão relacionados para informação e controle.
  2. Clique no botão OK para gravar.
    Após a gravação da forma de pagamento, serão listadas as parcelas calculadas.

Botões da parcela

– Alterar a parcela Permite editar os dados da parcela
 – Excluir a parcela Marca a parcela para exclusão. Nesse caso, clique no botão Incluir para redefinir a forma de pagamento ou parcela.

Intervalo variável entre as parcelas /Botão Gerar

Utilize esse campo para gerar as parcelas com intervalo variável de dias entre elas. Para processar, clique no botão +Gerar.

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