Configurador de Aprovações – Pedido de Compra

Algumas empresas trabalham com aprovação do pedido de compras para liberar a entrada da nota fiscal e pagamento da despesa.

A ferramenta Regra de Aprovação tem como objetivo submeter os pedidos de compras e orçamentos à aprovação de um superior antes da efetivação do recebimento, garantindo que estejam de acordo com os critérios estabelecidos pela empresa.

É possível direcionar a aprovação considerando dois critérios:

  • Geral:  avaliação geral do pedido;
  • Por item: conforme a categoria, subcategoria ou natureza de produto ou serviço.

O ERPFlex permite utilizar ambos os critérios, iniciando a análise pelos itens e depois o geral. Orientamos porém que seja feita a opção por um dos critérios.

Exemplo de critério de aprovação por item

Em um pedido de compra, itens da categoria Material de Escritório serão aprovados pelo perfil Financeiro; já os itens da categoria Informática, serão direcionados para aprovação do perfil TI.

Como configurar a Regra de Aprovação:

  1. Na tela de Pedido de Compras, clique no botão de Configurações .
  2. No menu Configurações, selecione a opção Configurar Aprovações. Note que essa opção é exibida apenas para o perfil Administrador.
  3. A tela do Configurador de Aprovações é exibida.
  4. Marque a caixa Utilizar Engine de Aprovação para habilitar o controle de Alçada de Aprovação.
  5. Em seguida, defina como serão considerados os valores informados para os perfis. Para isso, no quadro Critérios de Avaliação, escolha:
    • aprova pedidos até o valor limite (Aprova valores menores que o limite)
    • aprova pedidos com valor superior ao limite (Aprova valores maiores que o limite)
  6. Defina também o quadro Fluxo da Aprovação:
    • Utiliza Fluxo de Aprovação Completo: nessa opção, caso o perfil faça um pedido acima do permitido, irá apenas para o próximo nível aprovar.
      Exemplo: em uma hierarquia com 3 níveis: Comprador, Financeiro e Administrador.
      O perfil Comprador inclui um pedido fora do seu limite, esse seguirá para aprovação pelo perfil Financeiro. Caso o valor seja superior à alçada do Financeiro, irá para o nível acima (o Administrador, por exemplo), considerando a hierarquia.
    • Aprovação direta pela alçada competente: a aprovação fica disponível para todos que possuem alçada. Exemplo: caso o perfil Comprador gere um pedido com valor fora do limite, tanto o perfil Financeiro e como o Administrador poderão aprovar. Aquele que aprovar primeiro, libera o pedido.

Quadro Alçada do Processo

Nessa área é definido o critério geral para aprovação do pedido. Além de estabelecer o valor limite de aprovação de cada perfil, também é possível adicionar filtros para direcionar os pedidos com base em algum dado cadastrado.

Exemplo: pedidos do fornecedor ABC, são aprovados pelo Perfil Compras MP; já pedidos do fornecedor XYZ, serão aprovados pelo Perfil Compras MC.

Importante:

Ao se utilizar filtros, é necessário adicionar uma linha para cada item cadastrado, de forma a garantir que a alçada avalie todas as possibilidades. Caso um item de cadastro não esteja relacionado no filtro, o ERPFlex considera que está liberada sua aprovação.

Para incluir os critérios gerais para aprovação do pedido:

  1. No quadro Alçada do Processo, clique no botão Adicionar Perfil
  2. Clique em Selecione e escolha um perfil para atribuir alçada.
  3. No campo Valor, informe o valor que será avaliado conforme o critério.
  4. Se desejar considerar o fornecedor, clique no botão Filtro e marque a caixa Fornecedor.
    Nesse caso, somente pedidos desse fornecedor e dentro do limite serão direcionados para esse perfil.
  5. Na caixa Fornecedor, pesquise pelo nome do fornecedor.
  6. Se necessário, prossiga na definição da hierarquia, incluindo outros perfis com as respectivas alçadas.

É possível mudar o posicionamento dos perfis na lista, arrastando até a posição adequada.

Quadro Utiliza aprovação dos itens

Esse quadro deve ser configurado quando se deseja direcionar a aprovação conforme a categoria, subcategoria ou natureza do produto do pedido de compra.

Para incluir os critérios para os itens do pedido:

  1. No quadro Utiliza aprovação dos itens, marque a caixa de verificação para habilitar esse controle.
  2. Clique no botão Filtro e marque os critérios para aprovação o item do pedido.
    Importante:Ao se utilizar filtros, é necessário adicionar uma linha para cada item cadastrado, de forma a garantir que a alçada avalie todas as possibilidades. Caso um item de cadastro não esteja relacionado no filtro, o ERPFlex considera que está liberada sua aprovação.
  3. A janela será adaptada, incluindo os filtros marcados.
  4. Clique agora em Adicionar Perfil.
  5. Em seguida, clique em Selecione e escolha o perfil para atribuir alçada.
  6. Selecione os dados nos campos de filtro.
  7. No campo Valor, informe o valor que será avaliado conforme o critério de avaliação escolhido.
  8. Se necessário, prossiga na definição da hierarquia, incluindo outros perfis com as respectivas alçadas.

Permite alterar os processos enviados para aprovação

Por padrão, uma vez encaminhado o pedido de compra para aprovação não é possível mais alterá-lo. No entanto, se essa caixa for marcada, será possível editar o pedido de compra, reiniciando todo processo de aprovação.

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