Configurando o CRM ERPFlex

As opções do menu  – Configurações estão disponíveis para o(s) usuário(s) indicado(s) como Administradores, com exceção da opção Usuário que fica liberada para todos os usuários dos funis.

Durante o processo de negociação, as comunicações por e-mail  são gerenciadas pelo CRMFlex, para isso é necessário configurar a conta de email que será utilizada. É possível utilizar contas Google, Microsoft ou fazer o envio por meio SMTP.

Cada usuário deve configurar seu e-mail de saída:

  • Clique no menu  – Configurações e selecione a opção Usuário.

Google ou Microsoft

  • Se a conta do usuário estiver logada, ao clicar em um dos servidores Google ou Microsoft já será estabelecida a conexão; caso contrário, será solicitado o email e a senha.
  • Assim que autenticado, é exibida a janela de mensagem Conectados.

SMTP

  • Se desejar usar o envio por SMTP, preencha as credenciais do usuário no formulário destacado, conforme já orientado nesse help.

Aba Assinatura

  • Clicando na aba Assinatura, cada usuário pode personalizar a sua assinatura de email.

A opção Configurar Funil permite editar o funil posicionado, modificando suas etapas.

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Editando os dados do Funil

Ao selecionar a opção Configurar Funil, será exibida a janela edição;

 

Nome do Funil

Permite modificar o nome do funil.

Etapas/Tempo Médio

  • Clique no botão – Editar à frente da etapa para alterar o nome e informar inicialmente uma média em dias que dura cada etapa. Esse tempo será atualizado automaticamente à medida que as etapas forem movimentadas no funil.
  • Para remover uma etapa, clique no botão – Excluir.
  • É possível modificar a ordem da etapa, arrastando até a posição desejada.
  • Clique no botão Adicionar para incluir uma nova etapa no funil.

Para finalizar a edição, clique em qualquer ponto fora dos campos.

Excluir Funil

Clique no botão Excluir para apagar o funil. Caso todos os funis sejam removidos, o ERPFlex retorna o funil padrão Vendas para que seja possível abrir a tela do CRM,

  • Para gravar e aplicar as edições, clique no botão Salvar.

Na opção Permissões é definido o acesso dos usuários da empresa ao funil posicionado.

Todos os usuários da empresa são listados nessa tela. Por padrão, os usuários com perfil Administrador vem marcados como administradores do funil posicionado, isso indica que eles possuem acesso a todas as funções de configuração do funil.

  • Coluna Acesso
    A coluna Acesso deve ser marcada para os demais perfis com direito para incluir e movimentar as oportunidades do funil em edição, além da configuração do seu usuário de e-mail  quando utilizada a autenticação pelo Google ou Microsoft.
  • Coluna Administrador
    Retire ou libere a função de administrador do funil, desmarcando/marcando a coluna Administrador do perfil.

Selecionado a opção Metas, serão relacionados o mês atual e os 11 meses subsequentes para definição de metas por valor.

Clique sobre cada um dos meses e atribua a meta por valor (Total e Recorrente) a cada usuário envolvido no Funil.

No lado esquerdo da tela, são exibidos gráficos representando as metas e as participações de cada usuário sobre a meta do Valor Total e Recorrente.

Clique no botão Salvar. No lado esquerdo da janela principal do CRMFlex passa ser exibido um dashboard com a meta e o realizado. Cada vendedor tem a visão adaptada para o seu alvo de valor.

A opção Email permite criar templates com textos padrões para enviar e-mails sobre ações nas oportunidades.

Para configurar template e-mail:

  • Clique no botão Adicionar Template.
  • Informe:
  • Template: informe uma identificação para o Template.
  • Assunto: preencha com o assunto do envio; É possível adicionar variáveis para compor o texto.
  • Corpo do email: digite o texto a ser enviado. É possível adicionar variáveis para compor o texto.

A opção Proposta possibilita a elaboração de modelos de documentos para envio ao cliente.

Para criar um modelo de proposta:

  1. Clique no botão Adicionar Modelo.
  2. Dê um duplo clique na caixa Novo Modelo e digite um nome para identificar o tipo de proposta.

    Note que no quadro Conteúdo passa a ser listada a notação Proposta Padrão que apresentará os Produtos, Serviços, valores e condições definidas na aba Template. Para compor a proposta, podem ser adicionados arquivos em pdf com capa e cláusulas contratuais, por exemplo.
  3. Para adicionar um arquivo pdf, clique no botão Adicionar Conteúdo. Localize o arquivo e arraste para a posição conforme a ordem de impressão. Observe a seguir.
  4. Clique agora na aba Template para configurar os dados dos produtos/serviços e valores da proposta (Proposta Padrão).
  5. Na janela de Template, informe um nome para identificação.
  6. Clique no botão Produto ou Serviço e selecione o item que deve constar na proposta. Os produtos e serviços são provenientes dos respectivos cadastros (menu Cadastros > Produtos e Serviços), porém é possível incluir um item novo clicando no botão +. Em caso de dúvidas, consulte os helps Cadastro de Produtos e Cadastro de Serviços.
  7. Clique no botão Adicionar para incluir na lista acima.
  8. Clique nas células para editar a quantidade, valor unitário e o desconto. O valor total é calculado automaticamente.
  9. Repita os procedimentos para adicionar outros itens à proposta.
  10. Se houver valores recorrentes envolvidos, faça o mesmo processo no quadro Recorrente (MRR).
  11. Na área Observações, é possível adicionar textos complementares.
  12. Clique em Salvar.
  13. Clique agora na aba Opções.
  14. Defina um prefixo para nomear os arquivos enviados.
  15. Selecione o signatário que deve constar na assinatura da proposta pela empresa.
  16. E defina um prazo de validade da proposta.
  17. Finalize, clicando no botão Salvar.

Note que é possível criar outros modelos de propostas para cada tipo de negociação ou fornecimento.

A opção Integrações permite ativar:

  • ERPFlex: Geração de orçamento quando a oportunidade for sinalizada como ganha.
  • RD Station: Integração com o RD Statios para inclusão das oportunidades.

Aba ERPFlex

  1. Clique sobre o funil e marque a opção Gera orçamento automaticamente para as oportunidades ganhas.

Aba RD Station

  1. Clique sobre o funil e ative a integração.
  2. Uma URL de integração será gerada pelo ERPFlex. Esse endereço deve ser colado nas automações do RD Station, nas etapas de link de integração.

No RD Station 

Para integrar as oportunidades do RD Station a um funil do ERPFlex, é necessário um fluxo de automação.

  1. Selecione o menu Relacionar e a opção Automação de Marketing.
  2. No fluxo de automação, adicione uma ação para Enviar Leads para Integração.
  3. Arraste a ação até o conector do fluxo e cole a url obtida no ERPFlex.
  4. Grave a automação. Pronto a integração já está estabelecida para receber as oportunidades no funil do ERPFlex.

No ERPFlex

Na janela de configuração da integração com o RD Station, também devem ser definidos:

  • Usuário responsável: selecione Sim para atribuir o usuário do RD Station como responsável pela oportunidade no ERPFlex.
  • Responsável padrão: caso tenha selecionado Não no campo anterior, escolha um usuário padrão do ERPFlex para ser responsável pelas oportunidades integradas;
  • Oportunidades recebidas entram na etapa: selecione a etapa em que deve gravar a oportunidade integrada.
  • Campos personalizados: se no RD Station existirem campos personalizados, clique no botão Adicionar e faça o relacionamento entre o identificador no RD Station e os campos do ERPFlex.
  • Clique em Salvar para gravar.

A opção Automações possibilita disparar eventos sobre ações que ocorrerem nas oportunidades. Os tipos de ações disponíveis são: envio de e-mail, duplicar oportunidade e retorno de dados ao RD Station para composição de estatísticas.

Para criar uma automação:

  • Clique no botão Adicionar.
  • Informe:

    • Descrição
      Informe uma identificação para essa automação.
    • Funil
      Selecione o funil para aplicação da automação.
    • Etapa
      Selecione a etapa em que a automação deve ser executada.
    • Tipo de Ação:
      • Enviar email: dispara email a partir de um template para notificação dos destinatários selecionados.
      • Duplicar oportunidade: criar uma outra oportunidade com os mesmos dados em outro funil.
      • RD Station: envia dados para o RD Station sobre ganho, congelamento, perda, entrada ou saída de etapa.
    • Momento:
      Conforme o tipo de ação, estarão disponíveis os momentos para execução.
  • Clique no botão Avançar.
  • Conforme o tipo de ação selecionada, será exibida uma janela para continuidade da configuração.
  • Clique em Salvar.

A opção Configurar Aprovações permite enviar a proposta para aprovação interna por Alçada, antes de encaminhar para assinatura do cliente.

Para configurar alçada de Aprovação:

  • Na tela de Configuração, marque a caixa Utiliza Engine de Aprovação.
  • Clique no botão Adicionar Perfil para definir a hierarquia de aprovação.
  • Após selecionar o perfil, clique no botão Editar à sua frente para definir sua alçada.
  • Marque as caixas e preencha os dados conforme a alçada do perfil.
    • Aprova valores até: Nessa opção é definido o valor máximo da proposta que o perfil pode aprovar direto, ex. Perfil Financeiro pode aprovar  até R$20000,00, acima desse valor é necessário a aprovação de um perfil acima;
    • Recorrente: Nessa opção é definido o valor mínimo de recorrente  que o perfil pode aprovar direto, ex. Perfil Financeiro pode aprovar a partir de 1000,00.
  • Em seguida, defina o quadro Fluxo da Aprovação:
    • Utiliza Fluxo de Aprovação Completo: nessa opção, caso o perfil faça uma proposta acima do permitido, irá apenas para o próximo nível aprovar.
      Exemplo: em uma hierarquia com 3 níveis: Vendedor, Financeiro e Administrador.
      O perfil Vendedor inclui uma proposta fora do seu limite, esse seguirá para aprovação pelo perfil Financeiro. Caso o valor seja superior à alçada do Financeiro, irá para o nível acima (o Administrador, por exemplo), considerando a hierarquia.
    • Aprovação direta pela alçada competente: a aprovação fica disponível para todos que possuem alçada. Exemplo: caso o perfil Vendedor gere uma proposta com valor fora do limite, tanto o perfil Financeiro e como o Administrador poderão aprovar. Aquele que aprovar primeiro, libera a proposta.

Permite alterar processos enviados para aprovação

Uma vez encaminhado a proposta para aprovação não é possível mais alterá-la. No entanto, se essa caixa for marcada, será possível editar a proposta, reiniciando todo processo de aprovação.

Imprime apenas processos aprovados

Por padrão, uma vez encaminhado a proposta para aprovação não é possível mais imprimi-la, até que seja aprovada. No entanto, se essa caixa for marcada, isso será possível.