Ferramentas do Sistema
Gestão de Contratos
Ferramentas do Sistema
Com base na nova tecnologia de Inteligência Artificial, a ERPFlex lança nessa versão seu Assistente Virtual – o Ernesto, com o objetivo de agilizar a obtenção dos dados relevantes para as empresas.
O Assistente Virtual é exibido na tela inicial do New ERPFlex. Observe abaixo o ícone em destaque.
O Assistente Virtual está preparado para responder algumas perguntas. Comece digitando ou falando com o microfone: Quais perguntas posso fazer?
Ele responderá com as questões mais comuns, como faturamento do mês Maio 2019.
Para fornecer as respostas, o ERPFlex avalia se o perfil do usuário tem acesso à opção de menu correspondente.
Caso a questão não seja conclusiva, o Assistente retornará com perguntas adicionais até chegar ao resultado.
Exemplo:
- Fale ou digite: Faturamento. O Assistente perguntará: Quando?
- Responda: Maio 2019. O Assistente informará o faturamento desse período.
Se na sequência novas perguntas forem feitas sem informar o período, o Assistente já entende que se trata do mesmo.
Exemplo:
- Fale ou digite: Despesa. O Assistente responderá com as despesas referentes ao mês de Maio de 2019.
Clicando sobre uma resposta, será possível ouvi-la através do ícone de áudio.
Nosso objetivo é que a cada versão o Assistente Virtual ofereça mais conhecimento para as empresas.
Gestão de Vendas
Conheça a seguir as principais mudanças nas operações e elementos da tela de Orçamento/Pedidos.
Para mudar a visão do período de emissão dos orçamentos/pedidos, clique sobre a área de Filtros. Observe a seguir.
A área de Filtros será expandida. Ajuste os critérios de filtro e clique no botão Atualizar para aplicá-los.
Os orçamentos geral, avançados e vencidos receberam novas legendas de identificação.
Observe no grid abaixo as legendas ao lado de cada orçamento.
Quando habilitado o controle do status de aprovação do cliente, serão exibidas as seguintes legendas ao lado dos orçamentos (Usa Funcionalidade de Aprovação de Cliente (Parâmetros > Orçamentos)):
Para sinalizar a aprovação ou rejeição do orçamento pelo cliente:
- Clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão
.
Será aberta a janela para indicar o status de aprovação pelo cliente.
- Conforme a seleção do status, as legendas serão exibidas ao lado dos orçamentos/pedidos.
Se necessário retornar o status para Aguardando aprovação:
- Clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão Aprovação Cliente novamente.
Quando habilitado o engine de alçada de aprovação interna, serão aplicadas as seguintes legendas para identificação do status.
Para enviar um orçamento para aprovação interna:
- Enquanto o orçamento não for enviado para aprovação por alçada, fica identificado com o ícone em cinza
.
- Para encaminhar para aprovação, clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão
– Enviar para aprovação.
- O orçamento receberá a legenda
– Enviado para Aprovação. Observe.
- Após passar pelo processo de alçada, o orçamento pode ser sinalizado com as legendas de
Aprovado ou 
Rejeitado.
Para gerar ordens de produção ou de serviço:
- Clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão
.
É aberta uma janela com a lista do(s) iten(s) orçados. - Marque os itens para gerar OP ou OS.
- Clique em um dos botões, conforme o processo necessário:
– gera a ordem de produção ou de serviço, sem baixar estoque dos produtos.
– gera a OP ou OS e já processa a baixa dos produtos do estoque. - Os orçamentos com OP ou OS geradas deixam de ser exibidos no grid. Para visualizá-los, ative o filtro e clique em Atualizar.
- Observe abaixo a legenda exibida nos orçamentos com OP e OS geradas.
Para estornar ordens de produção ou de serviço:
- Clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão novamente.
Os itens do orçamento serão reexibidos. - Clique no botão
– Excluir ao lado do item cuja OP ou OS deva ser estornada.
- Confirme o estorno.
A planilha de cálculo do orçamento geral conta agora com o recurso de edição em linha, que agiliza a manutenção.
Para escolher entre produto ou serviço, basta clicar sobre o ícone 
para alternar a seleção para serviço 
.
Para consultar o comparativo Orçado x Real:
- Clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão
- Escolha a opção Orçado x Real.
- Na consulta de Orçado x Real, clique no botão Outros Dados para visualizar o resumo do orçamento.
Caso não haja estoque suficiente dos produtos para atender aos orçamentos dos clientes, é possível iniciar o processo de cotação com a geração de solicitações de compra.
Para gerar solicitação de compra:
- Marque os orçamentos para gerar as solicitações e clique no botão
.
- A janela com os itens dos orçamentos é aberta.
- Selecione um solicitante cadastrado.
- Marque se deseja considerar o saldo em estoque para calcular a necessidade líquida.
- Marque os itens com necessidade de compra e clique no botão Gerar Solicitação.
Com a migração da tela de orçamento para HTML, os direitos de acesso dos perfis de usuários passam a ser definidos no botão Configurações.
Para bloquear um acesso, basta selecionar o perfil e desmarcar a opção.
Mudança no Configurador da Regra de Aprovação
No New ERPFlex, o Configurador de Regra de Aprovação deve ser definido na própria tela de Orçamentos/Pedidos.
Nesse novo formato, é possível direcionar a aprovação considerando dois critérios:
- Geral: avaliação geral do pedido (como já funcionava), podendo agora incluir filtros mais específicos (cliente, tabela de preços);
- Por item: conforme o produto ou serviço.
O ERPFlex permite utilizar ambos os critérios, iniciando a análise pelos itens e depois o geral. Orientamos porém que seja feita a opção por um dos critérios.
Exemplo de critério com perfil e filtro adicional:
Orçamentos com a tabela de preços Consumidor serão aprovados pelo Vendedor; já orçamentos com tabela de preço Revenda serão aprovados pelo perfil Supervisor de Vendas.
Como configurar a Regra de Aprovação:
- Acesse Lançamentos > Vendas > Orçamento.
- Na tela de Orçamentos/Pedidos, clique no botão de Configurações
. - No menu Configurações, selecione a opção Configurar Aprovações. Essa opção é exibida apenas para o perfil Administrador.
- A tela do Configurador de Aprovações é exibida.
- Marque a caixa Utilizar Engine de Aprovação para habilitar o controle de Alçada de Aprovação.
- Defina também o quadro Fluxo da Aprovação:
- Utiliza Fluxo de Aprovação Completo: nessa opção, caso o perfil faça um orçamento acima do permitido, irá apenas para o próximo nível aprovar.
Exemplo: em uma hierarquia com 3 níveis: Vendedor, Financeiro e Administrador.
O perfil Vendedor inclui um orçamento fora do seu limite, esse seguirá para aprovação pelo perfil Financeiro. Caso o valor seja superior à alçada do Financeiro, irá para o nível acima (o Administrador, por exemplo), considerando a hierarquia. - Aprovação direta pela alçada competente: a aprovação fica disponível para todos que possuem alçada. Exemplo: caso o perfil Vendedor gere um orçamento com valor fora do limite, tanto o perfil Financeiro e como o Administrador poderão aprovar. Aquele que aprovar primeiro, libera o pedido.
- Utiliza Fluxo de Aprovação Completo: nessa opção, caso o perfil faça um orçamento acima do permitido, irá apenas para o próximo nível aprovar.
Quadro Alçada do Processo
Nessa área é definido o critério geral para aprovação do orçamento. Além de estabelecer o valor limite de aprovação de cada perfil, é possível adicionar filtros para direcionar o orçamento com base em algum dado.
Exemplo: cliente, vendedor, tabela de preços, entre outros.
Importante:
Ao se utilizar filtros, é necessário adicionar uma linha para cada item cadastrado, de forma a garantir que a alçada avalie todas as possibilidades. Caso um item de cadastro não esteja relacionado no filtro, o ERPFlex considera que está liberada sua aprovação.
Para incluir os critérios gerais para aprovação do orçamento:
- No quadro Alçada do Processo, clique no botão Adicionar Perfil.
Será adicionada uma linha para escolha do perfil. - Clique em Selecione e escolha um perfil para atribuir alçada.
- Clique no botão
– Editar ao lado do Perfil para definir os critérios da alçada.
- Configure os dados conforme a orientação:
- Aprova valores até: Nessa opção é definido o valor máximo do orçamento que o perfil pode aprovar direto. Exemplo: perfil Vendedor pode aprovar orçamento até R$10000,00, acima desse valor é necessário a aprovação de um perfil acima.
- Rentabilidade mínima de: Informa a rentabilidade mínima, que pode ser definida por item ou pedido:
Situação 1 – Rentabilidade por item
- Formação de preço via Markup
- Cálculo da margem do Item = ((Preço unitário no orçamento “SC6_PrcUni” – (Custo do item no orçamento “SC6_Custo”)) / Preço unitário no orçamento “SC6_PrcUni”) * 100;
- Formação de preço via Margem de Lucro
- Cálculo da margem do Item = ((((Total do item do orçamento “SC6_ValItem” – Valor de desconto “SC6_ValDesconto”) / Quantidade do item “SC6_Quant”) / Custo do item no orçamento “SC6_Custo”) – 1) * 100;
Situação 2 – Rentabilidade por Pedido- Formação de preço via Markup
- Cálculo da margem geral do orçamento = ((Valor total dos itens – Valor total do custo) / Valor total dos itens * 100);
- Formação de preço via Margem de Lucro
- Cálculo da margem geral do orçamento (((Valor total dos itens – Valor total de desconto) / Valor total do custo) -1) * 100;
Estes são os cálculos realizados para obter os valores de margem, depois ainda é realizada uma comparação entre a margem calculada e mínimo aceitável por item e/ou por pedido, definido na configuração da alçada.
- Formação de preço via Markup
-
Desconto máximo: Desconto máximo permitido;
- Diferença Preço Tabela x Digitado até: diferença em % do definido em tabela e máximo digitado, caso o usuário tenha a permissão de alterar direto o valor unitário do produto;
- Aprova Clientes inadimplentes: Caso marque essa opção o usuário poderá gerar orçamento para clientes inadimplentes sem passar por aprovação;
- Aprova clientes acima do limite de credito: Permite que aprove uma venda acima do limite de credito definido para o cliente.
- Clique no botão X – Fechar Janela.
A janela inicial do Configurador de Aprovações é reapresentada. - Se quiser considerar outros campos para alçada, clique no botão Filtro e marque as colunas.
- As colunas selecionadas são incluídas para seleção dos conteúdos dos filtros.
- Se necessário, prossiga na definição da hierarquia, incluindo outros perfis com as respectivas alçadas.
Nesse exemplo, o perfil Vendedor aprova somente orçamentos com a tabela de preço Consumidor.
Para mudar a ordem de um perfil na lista, basta arrastá-lo até a posição adequada.
Quadro Utiliza aprovação dos itens
Esse quadro deve ser configurado quando se deseja direcionar a aprovação com base em dados do item do orçamento.
Para incluir os critérios para os itens do orçamento:
- No quadro Utiliza aprovação dos itens, marque a caixa de verificação para habilitar esse controle.
- Clique no botão Filtro e marque os campos da alçada por item do orçamento.
- A janela será adaptada, incluindo os filtros marcados.
- Clique agora em Adicionar Perfil.
Será adicionada uma linha para escolha do perfil. - Clique em Selecione e escolha um perfil para atribuir alçada.
- Clique no botão – Editar ao lado do Perfil para definir os critérios da alçada dos itens.
Será exibida a janela para composição da alçada.
- Configure os dados conforme a orientação:
- Aprova valores até: Nessa opção é definido o valor máximo do orçamento que o perfil pode aprovar direto. Exemplo: perfil Vendedor pode aprovar item até R$1000,00, acima desse valor é necessário a aprovação de um perfil acima.
- Desconto máximo: Desconto máximo permitido por item.
- Clique no botão X – Fechar Janela.
Será exibida a janela inicial do Configurador de Aprovações. - Selecione agora os dados nos campos de filtros. No caso do filtro Produto/Serviço, clique no botão para alternar a seleção para serviço .
- Se necessário, prossiga na definição da hierarquia, incluindo outros perfis com as respectivas alçadas.
Permite alterar os processos enviados para aprovação
Por padrão, uma vez encaminhado o orçamento para aprovação não é possível mais alterá-lo. No entanto, se essa caixa for marcada, será possível editar o orçamento, reiniciando todo processo de aprovação.
Orçamento Avançado – uso da Planilha de Cálculo como previsão orçamentária
Criado parâmetro para tratar custos previstos na Planilha de Cálculo do orçamento avançado.
Até a versão anterior, o campo Preço Unitário era usado para compor o valor total cotado para o orçamento e, caso não fosse informado o preço, o ERPFlex carregava o custo standard como sugestão. A partir dessa versão, é possível utilizar esse campo para informar o custo previsto, tratando a planilha como uma previsão orçamentária.
Para tratar o custo previsto no orçamento avançado:
- Acesse Cadastros > Ferramentas Sistema > Parâmetros > Orçamento.
- Selecione Sim no parâmetro Utiliza o Custo da Planilha de Cálculo ao invés do Custo Standard.
- Na planilha de cálculo do orçamento avançado, informe o custo previsto no campo Preço Unitário.
- Na consulta Comparativo Orçado x Real, o valor informado será considerado como custo previsto.
Gestão de Compras
Alteração na transmissão da Nota de Compra
As notas de compras recebidas de fornecedores NÃO devem ser transmitidas para a Sefaz. Algumas empresas transmitem erroneamente notas de fornecedores, provocando alteração no sequenciamento das suas próprias notas.
Principais dúvidas sobre a nota de compra:
- A transmissão de uma nota de entrada pela empresa normalmente é devida SOMENTE nos casos em que ela precisa assumir o papel de emitente, como notas de importação, devolução de clientes pessoa física, retorno de demonstração.
- Para fazer uma devolução de compra de fornecedor, primeiro é necessário preencher a chave de acesso da nota recebida do fornecedor e gravar.
Em seguida, editar novamente a nota e alterar o campo Status da NF para Autorizado pela Sefaz. Com isso, o botão ficará
, permitindo que a devolução seja realizada.
Em caso de dúvidas, consulte o passo a passo no tópico Devolução de Compra
Para evitar que a transmissão ocorra de forma indevida, foi incluído um alerta para que a empresa confirme a operação antes do envio.
Novo processo para transmitir nota de entrada de importação, devolução de cliente pessoa física, retorno de demonstração:
- Na tela de Compras, marque a nota para transmissão. Observe na tela de exemplo abaixo:
- Clique no botão
.
Será exibida a mensagem para confirmação. Confirme.
Alçada de Aprovação para Reembolso
Com a disponibilidade da tela de Reembolso em HTML, agora também é possível habilitar o controle de alçada de aprovação, da mesma forma como tratado no pedido de compra.
Passo a passo:
- Acesse a tela de Reembolso com perfil de Administrador.
- Clique em e selecione a opção Configurar Aprovações.
- Configure os critérios de alçada de aprovação.
- Para enviar o reembolso para aprovação, basta clicar no botão
.
Gestão Financeira
Geração do CNAB de pagamento Bradesco – Pagfor
Está disponível a geração do arquivo de remessa para pagamentos do Bradesco – Pagfor – no layout 500 posições. O tipo de pagamento atualmente disponível é de Fornecedores/Diversos, com homologação para o código de lançamento 1363 – Adiantamento de Fornecedores.
Esse processo agiliza a programação dos pagamentos do setor financeiro junto ao banco.
Processo Pagfor
No cadastro do banco Bradesco:
- Clique na aba Boleto e, no campo Convênio, informe o código do contrato da empresa junto ao Bradesco para o serviço Pagfor.
- Na aba Carteira, inclua uma carteira e informe:
- Código – código da carteira do PagFor
- Descrição – digite uma descrição para identificar a carteira
No cadastro de Ocorrências, cadastrar os códigos de finalidade para tipos de pagamento com DOC e TED, conforme o manual do PagFor.
- Acesse Cadastros > Bancos – CC – Finalizadoras > Ocorrências CNAB.
- Clique em Incluir e informe:
- Banco – selecione o banco Bradesco.
- Tipo – selecione a opção Pagfor.
- Código – digite o código da finalidade, conforme o manual do Pagfor.
- Descrição – digite a descrição da finalidade, conforme o manual do Pagfor.
No cadastro de fornecedores, foi criada a aba Pagfor para configurar previamente o tipo de pagamento normalmente realizado a um fornecedor. Isso agiliza a geração do arquivo, pois esses dados serão sugeridos em todos os títulos a pagar desse fornecedor. Será possível ajustá-los, se necessário.
- Acesse Cadastros > Cadastros Básicos > Fornecedores.
- Edite o fornecedor.
- Clique na aba Financeiro e informe os dados bancários do fornecedor, se houver necessidade de realizar pagamento em conta.
- Clique na aba PagFor.
- Preencha os dados conforme o tipo de pagamento a ser realizado. Para selecionar os dados, utilize a primeira lupa
.
Ao lançar a compra ou despesa, na aba Pagamento, digite o código de barras do título se houver. É possível utilizar o leitor de código de barras para transcrevê-lo.
Com isso, o ERPFlex gravará essa informação e não será preciso preenchê-la no momento da geração do arquivo de remessa.
Para gerar o arquivo de remessa de pagamentos Pagfor, estão disponíveis 2 processos: um que realiza a baixa dos títulos e outro que mantém o título em aberto.
- Acesse Lançamentos > Financeiro > Contas a Pagar > Títulos a Pagar.
- Clique em um dos botões:
– Alterar Histórico
Permite configurar as instruções do Sispag, sem baixar os títulos. Conheça o passo a passo no tópico seguinte.
– Baixar título
Esse botão permite configurar o Sispag e já processar a baixa do título.
- No campo Baixa, preencha com a data prevista para pagamento do título (normalmente o vencimento).
- No campo Banco, selecione o banco Bradesco (código 237).
O ERPFlex habilitará a aba Pagfor para parametrização. - Preencha os campos conforme o tipo do título. Se configurado o cadastro de fornecedores, as instruções já são sugeridas.
- Grave as instruções do Pagfor para cada título. Os títulos são identificados com o ícone em amarelo
. - Ao final, marque a caixa Baixados SISPAG/Pagfor.
- Filtre pelo banco Bradesco.
- Marque os títulos para compor o arquivo e clique no botão Exportar Arq. Remessa.
- Nesse momento, os títulos serão baixados efetivamente e passam a ser sinalizados com o ícone em vermelho
- Em seguida, clique no botão Listar Arquivos.
- Clique sobre o arquivo desejado e, em seguida, no botão Baixar.
- Acesse o site do Bradesco com suas credenciais e faça o upload do arquivo Pagfor gerado.
Novo processo para gerar Sispag e Pagfor sem baixar os títulos
Algumas empresas solicitaram que no processo de geração do Sispag e Pagfor não ocorresse a baixa dos títulos, de forma manter essa visão no Fluxo de Caixa. Assim, no ambiente New ERPFlex foi desenvolvido um novo processo para geração dos arquivos. Conheça a seguir.
Importante: O processo antigo foi mantido, para atender às empresas que já trabalham com a baixa do título no momento da geração da remessa do Sispag e do Pagfor,
Passo a passo:
- Acesse o new.erplex.com.br.
- Selecione Lançamentos > Financeiro > Contas a Pagar > Títulos a pagar.
- Localize o título para geração do Sispag ou PagFor e clique no botão
– Alterar.
- Selecione o banco conforme o arquivo a ser gerado. Se aplicável ao título, confira ou preencha dados de código de barras, dados de conta ou cheque,
- Observe que a aba referente ao arquivo foi habilitada. Clique na aba e preencha as instruções para pagamento do título.
- Clique em Salvar.
- O título é sinalizado em aberto, porém possui a identificação do banco para pagamento..
- Marque os títulos para gerar o arquivo e clique no botão Exportar Arquivo Remessa.
- Selecione o banco. As informações de carteira e ocorrência não são aplicáveis para o banco Itaú, no entanto, no New estão sendo exigidas para liberação do botão OK. (essa exigência será retirada).
- O arquivo remessa de pagamento será gerado.
- Sugerimos que você habilite a coluna Remessa na grid, para identificar os títulos que já constam em arquivos de remessa para pagamento.
- Os títulos já gerados em arquivo de remessa são sinalizados com S.
- Quando identificado o pagamento do título no banco, é necessário realizar o processo de baixa no ERPFlex.
Retorno do CNAB de pagamentos Bradesco – Pagfor
Está disponível o processamento do arquivo de retorno do Pagfor para baixa automática dos títulos.
Passo a passo:
- Na tela de Títulos a Pagar, clique no botão Importar Arquivo Retorno.
- Selecione o banco Bradesco e selecione o arquivo para upload. Confirme.
Fluxo de caixa – exclusão dos débitos/créditos de antecipados
A partir dessa versão, os créditos e débitos decorrentes dos pagamentos e recebimentos antecipados não serão mais exibidos no fluxo de caixa. Essa alteração foi solicitada por alguns clientes.
Porém, foi mantida a criação do título a pagar em aberto, quando lançado um recebimento antecipado; e do título a receber em aberto, no pagamento antecipado. De forma a permitir que esses valores sejam compensados, posteriormente.
Gestão de Contratos
Integrações
PDVFlex – nova tela para vínculo entre vendedores e operadores
Disponibilizada tela para vínculo dos operadores do PDVFlex com os vendedores do ERPFlex. Esse recurso permite identificar os vendedores nas vendas integradas no ERPFlex para cálculo de comissão.
Até a versão anterior, as vendas eram gravadas com um vendedor padrão. A partir dessa versão, o ERPFlex respeitará o vínculo entre os cadastros; caso não exista, a venda será gravada com o vendedor padrão.
Para vincular os operadores aos vendedores ERPFlex:
- Com a integração do PDVFlex ativa, acesse Miscelânea > PDVFlex > Vendedores.
- A lista dos operadores cadastrados no PDVFlex será carregada do lado esquerdo. Selecione os vendedores do ERPFlex para vincular.
- Caso algum operador não possua um vendedor vinculado, será considerado o vendedor padrão selecionado no Configurador de Integrações.
Consultas
Novas consultas em HTML
Estão disponíveis novas consultas em HTML: Tabela de Preços, Relação de Produtos, Faturamento
Agrupar
- Para agrupar os dados, arraste a coluna até a área superior.
Filtro
- Para filtrar:
- Clique no ícone
da coluna respectiva para informar um filtro para pesquisa. Exemplo: Tabela de Preço. - Na caixa exibida, selecione um operador para comparação. Exemplo: Contém.
- Na caixa de texto, informe o termo para pesquisa. Exemplo: Consumidor.
- Clique no botão Filtrar para pesquisar.
Exportar
- Clique no botão Exportar para gravar a consulta no padrão Excel
Imprimir
- Clique em imprimir para gerar a consulta no formato para impressão.
Tabelas de Preços
Produtos
Faturamento
Clique no ícone 
para visualizar os detalhes da venda:
