Novidades da versão – 29/05/19

Ferramentas do Sistema

Assistente Virtual

Com base na nova tecnologia de Inteligência Artificial, a ERPFlex lança nessa versão seu Assistente Virtual – o Ernesto, com o objetivo de agilizar a obtenção dos dados relevantes para as empresas.

O Assistente Virtual é exibido na tela inicial do New ERPFlex. Observe abaixo o ícone em destaque.

O Assistente Virtual está preparado para responder algumas perguntas. Comece digitando ou falando com o microfone: Quais perguntas posso fazer?

Ele responderá com as questões mais comuns, como faturamento do mês Maio 2019.

Para fornecer as respostas, o ERPFlex avalia se o perfil do usuário tem acesso à opção de menu correspondente.

Caso a questão não seja conclusiva, o Assistente retornará com perguntas adicionais até chegar ao resultado.

Exemplo:

  1. Fale ou digite: Faturamento. O Assistente perguntará: Quando?
  2. Responda: Maio 2019. O Assistente informará o faturamento desse período.

Se na sequência novas perguntas forem feitas sem informar o período, o Assistente já entende que se trata do mesmo.

Exemplo:

  1. Fale ou digite: Despesa. O Assistente responderá com as despesas referentes ao mês de Maio de 2019.

Clicando sobre uma resposta, será possível ouvi-la através do ícone de áudio.

Nosso objetivo é que a cada versão o Assistente Virtual ofereça mais conhecimento para as empresas.

Gestão de Vendas

Migração da tela de Orçamentos/Pedidos

A tela de Orçamentos/Pedidos já está disponível no padrão HTML.

Os orçamentos Geral e Avançado permanecem com as mesmas funções. Utilize os respectivos botões para inclusão.

Conheça a seguir as principais mudanças nas operações e elementos da tela de Orçamento/Pedidos.

Para mudar a visão do período de emissão dos orçamentos/pedidos, clique sobre a área de Filtros. Observe a seguir.

A área de Filtros será expandida. Ajuste os critérios de filtro e clique no botão Atualizar para aplicá-los.

Os orçamentos geral, avançados e vencidos receberam novas legendas de identificação.

Observe no grid abaixo as legendas ao lado de cada orçamento.

Quando habilitado o controle do status de aprovação do cliente, serão exibidas as seguintes legendas ao lado dos orçamentos (Usa Funcionalidade de Aprovação de Cliente (Parâmetros > Orçamentos)):

Para sinalizar a aprovação ou rejeição do orçamento pelo cliente:

  1. Clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão .

    Será aberta a janela para indicar o status de aprovação pelo cliente.
  2. Conforme a seleção do status, as legendas serão exibidas ao lado dos orçamentos/pedidos.

Se necessário retornar o status para Aguardando aprovação:

  1. Clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão Aprovação Cliente novamente.

Quando habilitado o engine de alçada de aprovação interna, serão aplicadas as seguintes legendas para identificação do status.

Para enviar um orçamento para aprovação interna:

  1. Enquanto o orçamento não for enviado para aprovação por alçada, fica identificado com o ícone em cinza .
  2. Para encaminhar para aprovação, clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão Enviar para aprovação.
  3. O orçamento receberá a legenda – Enviado para Aprovação. Observe.
  4. Após passar pelo processo de alçada, o orçamento pode ser sinalizado com as legendas de Aprovado ou  Rejeitado.

Para gerar ordens de produção ou de serviço:

  1. Clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão .
    É aberta uma janela com a lista do(s) iten(s) orçados.
  2. Marque os itens para gerar OP ou OS.
  3. Clique em um dos botões, conforme o processo necessário:
     – gera a ordem de produção ou de serviço, sem baixar estoque dos produtos.
     – gera a OP ou OS e já processa a baixa dos produtos do estoque.
  4. Os orçamentos com OP ou OS geradas deixam de ser exibidos no grid. Para visualizá-los, ative o filtro e clique em Atualizar.
  5. Observe abaixo a legenda exibida nos orçamentos com OP e OS geradas.

 

 

Para estornar ordens de produção ou de serviço:

  1. Clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão  novamente.
    Os itens do orçamento serão reexibidos.
  2. Clique no botão – Excluir ao lado do item cuja OP ou OS deva ser estornada.
  3. Confirme o estorno.

A planilha de cálculo do orçamento geral conta agora com o recurso de edição em linha, que agiliza a manutenção.

Para escolher entre produto ou serviço, basta clicar sobre o ícone  para alternar a seleção para serviço .

Para consultar o comparativo Orçado x Real:

  1. Clique sobre o orçamento e, em seguida, no botão 
  2. Escolha a opção Orçado x Real.
  3. Na consulta de Orçado x Real, clique no botão Outros Dados para visualizar o resumo do orçamento.

Caso não haja estoque suficiente dos produtos para atender aos orçamentos dos clientes, é possível iniciar o processo de cotação com a geração de solicitações de compra.

Para gerar solicitação de compra:

  1. Marque os orçamentos para gerar as solicitações e clique no botão .
  2. A janela com os itens dos orçamentos é aberta.
  3. Selecione um solicitante cadastrado.
  4. Marque se deseja considerar o saldo em estoque para calcular a necessidade líquida.
  5. Marque os itens com necessidade de compra e clique no botão Gerar Solicitação.

Com a migração da tela de orçamento para HTML, os direitos de acesso dos perfis de usuários passam a ser definidos no botão Configurações.

Para bloquear um acesso, basta selecionar o perfil e desmarcar a opção.

Mudança no Configurador da Regra de Aprovação

No New ERPFlex, o Configurador de Regra de Aprovação deve ser definido na própria tela de Orçamentos/Pedidos.

Nesse novo formato, é possível direcionar a aprovação considerando dois critérios:

  • Geral:  avaliação geral do pedido (como já funcionava), podendo agora incluir filtros mais específicos (cliente, tabela de preços);
  • Por item: conforme o produto ou serviço.

O ERPFlex permite utilizar ambos os critérios, iniciando a análise pelos itens e depois o geral. Orientamos porém que seja feita a opção por um dos critérios.

Exemplo de critério com perfil e filtro adicional:

Orçamentos com a tabela de preços Consumidor serão aprovados pelo Vendedor; já orçamentos com tabela de preço Revenda serão aprovados pelo perfil Supervisor de Vendas.

Como configurar a Regra de Aprovação:

  1. Acesse Lançamentos > Vendas > Orçamento.
  2. Na tela de Orçamentos/Pedidos, clique no botão de Configurações .
  3. No menu Configurações, selecione a opção Configurar Aprovações. Essa opção é exibida apenas para o perfil Administrador.
  4. A tela do Configurador de Aprovações é exibida.
  5. Marque a caixa Utilizar Engine de Aprovação para habilitar o controle de Alçada de Aprovação.
  6. Defina também o quadro Fluxo da Aprovação:
    • Utiliza Fluxo de Aprovação Completo: nessa opção, caso o perfil faça um orçamento acima do permitido, irá apenas para o próximo nível aprovar.
      Exemplo: em uma hierarquia com 3 níveis: Vendedor, Financeiro e Administrador.
      O perfil Vendedor inclui um orçamento fora do seu limite, esse seguirá para aprovação pelo perfil Financeiro. Caso o valor seja superior à alçada do Financeiro, irá para o nível acima (o Administrador, por exemplo), considerando a hierarquia.
    • Aprovação direta pela alçada competente: a aprovação fica disponível para todos que possuem alçada. Exemplo: caso o perfil Vendedor gere um orçamento com valor fora do limite, tanto o perfil Financeiro e como o Administrador poderão aprovar. Aquele que aprovar primeiro, libera o pedido.

Quadro Alçada do Processo

Nessa área é definido o critério geral para aprovação do orçamento. Além de estabelecer o valor limite de aprovação de cada perfil, é possível adicionar filtros para direcionar o orçamento com base em algum dado.

Exemplo: cliente, vendedor, tabela de preços, entre outros.

Importante:

Ao se utilizar filtros, é necessário adicionar uma linha para cada item cadastrado, de forma a garantir que a alçada avalie todas as possibilidades. Caso um item de cadastro não esteja relacionado no filtro, o ERPFlex considera que está liberada sua aprovação.

Para incluir os critérios gerais para aprovação do orçamento:

  1. No quadro Alçada do Processo, clique no botão Adicionar Perfil.
    Será adicionada uma linha para escolha do perfil.
  2. Clique em Selecione e escolha um perfil para atribuir alçada.
  3. Clique no botão  – Editar ao lado do Perfil para definir os critérios da alçada.
  4. Configure os dados conforme a orientação:
    • Aprova valores até: Nessa opção é definido o valor máximo do orçamento que o perfil pode aprovar direto. Exemplo: perfil Vendedor pode aprovar orçamento até R$10000,00, acima desse valor é necessário a aprovação de um perfil acima.
    • Rentabilidade mínima de: Informa a rentabilidade mínima, que pode ser definida por item ou pedido:

      Situação 1 – Rentabilidade por item

      • Formação de preço via Markup
        • Cálculo da margem do Item = ((Preço unitário no orçamento “SC6_PrcUni” – (Custo do item no orçamento “SC6_Custo”)) / Preço unitário no orçamento “SC6_PrcUni”) * 100;
      • Formação de preço via Margem de Lucro
        • Cálculo da margem do Item = ((((Total do item do orçamento “SC6_ValItem” – Valor de desconto “SC6_ValDesconto”) / Quantidade do item “SC6_Quant”) / Custo do item no orçamento “SC6_Custo”) – 1) * 100;


      Situação 2 – Rentabilidade por Pedido

      • Formação de preço via Markup      
        • Cálculo da margem geral do orçamento =  ((Valor total dos itens – Valor total do custo) / Valor total dos itens * 100);
      •  Formação de preço via Margem de Lucro
        •  Cálculo da margem geral do orçamento (((Valor total dos itens – Valor total de desconto) / Valor total do custo) -1) * 100;

      Estes são os cálculos realizados para obter os valores de margem, depois ainda é realizada uma comparação entre a margem calculada e mínimo aceitável por item e/ou por pedido, definido na configuração da alçada.

    • Desconto máximo: Desconto máximo permitido;

    • Diferença Preço Tabela x Digitado até: diferença em % do definido em tabela e máximo digitado, caso o usuário tenha a permissão de alterar direto o valor unitário do produto;
    • Aprova Clientes inadimplentes: Caso marque essa opção o usuário poderá gerar orçamento para clientes inadimplentes sem passar por aprovação;
    • Aprova clientes acima do limite de credito: Permite que aprove uma venda acima do limite de credito definido para o cliente.
  5. Clique no botão X – Fechar Janela.
    A janela inicial do Configurador de Aprovações é reapresentada.
  6. Se quiser considerar outros campos para alçada, clique no botão Filtro e marque as colunas.
  7. As colunas selecionadas são incluídas para seleção dos conteúdos dos filtros.
  8. Se necessário, prossiga na definição da hierarquia, incluindo outros perfis com as respectivas alçadas.
    Nesse exemplo, o perfil Vendedor aprova somente orçamentos com a tabela de preço Consumidor.

Para mudar a ordem de um perfil na lista, basta arrastá-lo até a posição adequada.

Quadro Utiliza aprovação dos itens

Esse quadro deve ser configurado quando se deseja direcionar a aprovação com base em dados do item do orçamento.

Para incluir os critérios para os itens do orçamento:

  1. No quadro Utiliza aprovação dos itens, marque a caixa de verificação para habilitar esse controle.
  2. Clique no botão Filtro e marque os campos da alçada por item do orçamento.
  3. A janela será adaptada, incluindo os filtros marcados.
  4. Clique agora em Adicionar Perfil.
    Será adicionada uma linha para escolha do perfil.
  5. Clique em Selecione e escolha um perfil para atribuir alçada.
  6. Clique no botão  – Editar ao lado do Perfil para definir os critérios da alçada dos itens.
    Será exibida a janela para composição da alçada.
  7. Configure os dados conforme a orientação:
    • Aprova valores até: Nessa opção é definido o valor máximo do orçamento que o perfil pode aprovar direto. Exemplo: perfil Vendedor pode aprovar item até R$1000,00, acima desse valor é necessário a aprovação de um perfil acima.
    • Desconto máximo: Desconto máximo permitido por item.
  8. Clique no botão X – Fechar Janela.
    Será exibida a janela inicial do Configurador de Aprovações.
  9. Selecione agora os dados nos campos de filtros. No caso do filtro Produto/Serviço, clique no botão  para alternar a seleção para serviço .
  10. Se necessário, prossiga na definição da hierarquia, incluindo outros perfis com as respectivas alçadas.

Permite alterar os processos enviados para aprovação

Por padrão, uma vez encaminhado o orçamento para aprovação não é possível mais alterá-lo. No entanto, se essa caixa for marcada, será possível editar o orçamento, reiniciando todo processo de aprovação.

 

Orçamento Avançado – uso da Planilha de Cálculo como previsão orçamentária

Criado parâmetro para tratar custos previstos na Planilha de Cálculo do orçamento avançado.

Até a versão anterior, o campo Preço Unitário era usado para compor o valor total cotado para o orçamento e, caso não fosse informado o preço, o ERPFlex carregava o custo standard como sugestão. A partir dessa versão, é possível utilizar esse campo para informar o custo previsto, tratando a planilha como uma previsão orçamentária.

Para tratar o custo previsto no orçamento avançado:

  1. Acesse Cadastros  > Ferramentas Sistema > Parâmetros > Orçamento.
  2. Selecione Sim no parâmetro Utiliza o Custo da Planilha de Cálculo ao invés do Custo Standard.
  3. Na planilha de cálculo do orçamento avançado, informe o custo previsto no campo Preço Unitário.
  4. Na consulta Comparativo Orçado x Real, o valor informado será considerado como custo previsto.

 

 

 

 

Gestão de Compras

Alteração na transmissão da Nota de Compra

As notas de compras recebidas de fornecedores NÃO devem ser transmitidas para a Sefaz. Algumas empresas transmitem erroneamente notas de fornecedores, provocando alteração no sequenciamento das suas próprias notas.

Principais dúvidas sobre a nota de compra:

  1. A transmissão de uma nota de entrada pela empresa normalmente é devida SOMENTE nos casos em que ela precisa assumir o papel de emitente, como notas de importação, devolução de clientes pessoa física, retorno de demonstração.
  2. Para fazer uma devolução de compra de fornecedor, primeiro é necessário preencher a chave de acesso da nota recebida do fornecedor e gravar.
    Em seguida, editar novamente a nota e alterar o campo Status da NF para Autorizado pela Sefaz. Com isso, o botão ficará , permitindo que a devolução seja realizada.
    Em caso de dúvidas, consulte o passo a passo no tópico Devolução de Compra

Para evitar que a transmissão ocorra de forma indevida, foi incluído um alerta para que a empresa confirme a operação antes do envio.

Novo processo para transmitir nota de entrada de importação, devolução de cliente pessoa física, retorno de demonstração:

  1. Na tela de Compras, marque a nota para transmissão. Observe na tela de exemplo abaixo:
  2. Clique no botão .
    Será exibida a mensagem para confirmação. Confirme.

Alçada de Aprovação para Reembolso

Com a disponibilidade da tela de Reembolso em HTML, agora também é possível habilitar o controle de alçada de aprovação, da mesma forma como tratado no pedido de compra.

Passo a passo:

  1. Acesse a tela de Reembolso com perfil de Administrador.
  2. Clique em  e selecione a opção Configurar Aprovações.
  3. Configure os critérios de alçada de aprovação.
  4. Para enviar o reembolso para aprovação, basta clicar no botão .

Formulário RTF na tela de Cotação

Está disponível o ícone para impressão de formulário RTF na tela de Cotação. As variáveis disponíveis permitem imprimir os dados já informados na cotação para cada fornecedor.

Gestão Financeira

Geração do CNAB de pagamento Bradesco – Pagfor

Está disponível a geração do arquivo de remessa para pagamentos do Bradesco – Pagfor  – no layout 500 posições.  O tipo de pagamento atualmente disponível é de Fornecedores/Diversos, com homologação para o código de lançamento 1363 – Adiantamento de Fornecedores.

Esse processo agiliza a programação dos pagamentos do setor financeiro junto ao banco.

Processo Pagfor

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No cadastro do banco Bradesco:

  1. Clique na aba Boleto e, no campo Convênio, informe o código do contrato da empresa junto ao Bradesco para o serviço Pagfor.
  2. Na aba Carteira, inclua uma carteira e informe:
    • Código – código da carteira do PagFor
    • Descrição – digite uma descrição para identificar a carteira
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No cadastro de Ocorrências, cadastrar os códigos de finalidade para tipos de pagamento com DOC e TED, conforme o manual do PagFor.

  1. Acesse Cadastros > Bancos – CC – Finalizadoras > Ocorrências CNAB.
  2. Clique em Incluir e informe:
    • Banco – selecione o banco Bradesco.
    • Tipo – selecione a opção Pagfor.
    • Código – digite o código da finalidade, conforme o manual do Pagfor.
    • Descrição – digite a descrição da finalidade, conforme o manual do Pagfor.

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No cadastro de fornecedores, foi criada a aba Pagfor para configurar previamente o tipo de pagamento normalmente realizado a um fornecedor. Isso agiliza a geração do arquivo, pois esses dados serão sugeridos em todos os títulos a pagar desse fornecedor. Será possível ajustá-los, se necessário.

  1. Acesse Cadastros > Cadastros Básicos > Fornecedores.
  2. Edite o fornecedor.
  3. Clique na aba Financeiro e informe os dados bancários do fornecedor, se houver necessidade de realizar pagamento em conta.
  4. Clique na aba PagFor.
  5. Preencha os dados conforme o tipo de pagamento a ser realizado. Para selecionar os dados, utilize a primeira lupa .
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Ao lançar a compra ou despesa, na aba Pagamento, digite o código de barras do título se houver. É possível utilizar o leitor de código de barras para transcrevê-lo.

Com isso, o ERPFlex gravará essa informação e não será preciso preenchê-la no momento da geração do arquivo de remessa.

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Para gerar o arquivo de remessa de pagamentos Pagfor, estão disponíveis 2 processos: um que realiza a baixa dos títulos e outro que mantém o título em aberto.

  1. Acesse Lançamentos > Financeiro > Contas a Pagar > Títulos a Pagar.
  2. Clique em um dos botões:
    • Alterar Histórico
      Permite configurar as instruções do Sispag, sem baixar os títulos. Conheça o passo a passo no tópico seguinte.
    • Baixar título
      Esse botão permite configurar o Sispag e já processar a baixa do título.

      • No campo Baixa, preencha com a data prevista para pagamento do título (normalmente o vencimento).
      • No campo Banco, selecione o banco Bradesco (código 237).
        O ERPFlex habilitará a aba Pagfor para parametrização.
      • Preencha os campos conforme o tipo do título. Se configurado o cadastro de fornecedores, as instruções já são sugeridas.
      • Grave as instruções do Pagfor para cada título. Os títulos são identificados com o ícone em amarelo .
      • Ao final, marque a caixa Baixados SISPAG/Pagfor.
      • Filtre pelo banco Bradesco.
      • Marque os títulos para compor o arquivo e clique no botão Exportar Arq. Remessa.
      • Nesse momento, os títulos serão baixados efetivamente e passam a ser sinalizados com o ícone em vermelho
      • Em seguida, clique no botão Listar Arquivos.
      • Clique sobre o arquivo desejado e, em seguida, no botão Baixar.
      • Acesse o site do Bradesco com suas credenciais e faça o upload do arquivo Pagfor gerado.

Novo processo para gerar Sispag e Pagfor sem baixar os títulos

Algumas empresas solicitaram que no processo de geração do Sispag e Pagfor não ocorresse a baixa dos títulos, de forma manter essa visão no Fluxo de Caixa. Assim, no ambiente New ERPFlex foi desenvolvido um novo processo para geração dos arquivos. Conheça a seguir.

Importante: O processo antigo foi mantido, para atender às empresas que já trabalham com a baixa do título no momento da geração da remessa do Sispag e do Pagfor,

Passo a passo:

  1. Acesse o new.erplex.com.br.
  2. Selecione Lançamentos > Financeiro > Contas a Pagar > Títulos a pagar.
  3. Localize o título para geração do Sispag ou PagFor e clique no botão – Alterar.
  4. Selecione o banco conforme o arquivo a ser gerado. Se aplicável ao título, confira ou preencha dados de código de barras, dados de conta ou cheque,
  5. Observe que a aba referente ao arquivo foi habilitada. Clique na aba e preencha as instruções para pagamento do título.
  6. Clique em Salvar.
  7. O título é sinalizado em aberto, porém possui a identificação do banco para pagamento..
  8. Marque os títulos para gerar o arquivo  e clique no botão Exportar Arquivo Remessa.
  9. Selecione o banco. As informações de carteira e ocorrência não são aplicáveis para o banco Itaú, no entanto, no New estão sendo exigidas para liberação do botão OK. (essa exigência  será retirada).
  10. O arquivo remessa de pagamento será gerado.
  11. Sugerimos que você habilite a coluna Remessa na grid, para identificar os títulos que já constam em arquivos de remessa para pagamento.
  12. Os títulos já gerados em arquivo de remessa são sinalizados com S.
  13. Quando identificado o pagamento do título no banco, é necessário realizar o processo de baixa no ERPFlex.

 

Retorno do CNAB de pagamentos Bradesco – Pagfor

Está disponível o processamento do arquivo de retorno do Pagfor para baixa automática dos títulos.

Passo a passo:

  1. Na tela de Títulos a Pagar, clique no botão Importar Arquivo Retorno.
  2. Selecione o banco Bradesco e selecione o arquivo para upload. Confirme.

 

Geração de boleto do banco Safra

Está disponível a geração de boleto para o banco Safra. Até a versão anterior, o ERPFlex gerava apenas o arquivo remessa.

Fluxo de caixa – exclusão dos débitos/créditos de antecipados

A partir dessa versão, os créditos e débitos decorrentes dos pagamentos e recebimentos antecipados não serão mais exibidos no fluxo de caixa. Essa alteração foi solicitada por alguns clientes.

Porém, foi mantida a criação do título a pagar em aberto, quando lançado um recebimento antecipado; e do título a receber em aberto, no pagamento antecipado. De forma a permitir que esses valores sejam compensados, posteriormente.

Gestão de Contratos

Tratamento das Informações Adicionais do Produto

A partir dessa versão, as informações adicionais do cadastro de produtos passam a ser carregadas para a Gestão de Contrato, permitindo complementar a descrição do produto na geração do faturamento.

Integrações

API de Vendedores

Foram disponibilizadas na API V1,  as operações para inclusão e alteração no cadastro de vendedores.

Para conhecer detalhes, consulte os links:

PDVFlex – nova tela para vínculo entre vendedores e operadores

Disponibilizada tela para vínculo dos operadores do PDVFlex com os vendedores do ERPFlex. Esse recurso permite identificar os vendedores nas vendas integradas no ERPFlex para cálculo de comissão.

Até a versão anterior, as vendas eram gravadas com um vendedor padrão. A partir dessa versão, o ERPFlex respeitará o vínculo entre os cadastros; caso não exista, a venda será gravada com o vendedor padrão.

Para vincular os operadores aos vendedores ERPFlex:

  1. Com a integração do PDVFlex ativa, acesse Miscelânea > PDVFlex > Vendedores.
  2. A lista dos operadores cadastrados no PDVFlex será carregada do lado esquerdo. Selecione os vendedores do ERPFlex para vincular.
  3. Caso algum operador não possua um vendedor vinculado, será considerado o vendedor padrão selecionado no Configurador de Integrações.

Consultas

Novas consultas em HTML

Estão disponíveis novas consultas em HTML: Tabela de Preços, Relação de Produtos, Faturamento

Agrupar

  • Para agrupar os dados, arraste a coluna até a área superior.

Filtro

  • Para filtrar:
  • Clique no ícone da coluna respectiva para informar um filtro para pesquisa. Exemplo: Tabela de Preço.
  • Na caixa exibida, selecione um operador para comparação. Exemplo: Contém.
  • Na caixa de texto, informe o termo para pesquisa. Exemplo: Consumidor.
  • Clique no botão Filtrar para pesquisar.

Exportar

  • Clique no botão Exportar para gravar a consulta no padrão Excel

Imprimir

  • Clique em imprimir para gerar a consulta no formato para impressão.

Tabelas de Preços

Produtos

Faturamento

Clique no ícone para visualizar os detalhes da venda:

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