A Régua de Cobrança é um plugin que define as etapas e ações para gerenciar os pagamentos de clientes, buscando a redução da inadimplência. Ela funciona como um roteiro automatizado que organiza o envio de lembretes e notificações antes e depois do vencimento de uma fatura.
Envio automático dos emails
O disparo dos emails pode ser feito de forma automática toda noite por meio de um serviço agendado do ERPFlex, basta ativá-lo por parâmetro. Também é possível fazer o envio manualmente para cada item de régua.
Principais Benefícios
Os principais benefícios da régua são:
- Redução da inadimplência e melhora do fluxo de caixa
- Padronização e profissionalização da comunicação
- Otimização do tempo da equipe financeira através da automação
- Manutenção do bom relacionamento com o cliente por meio de uma abordagem gradual
Veja o passo a passo para implantar a régua de cobrança.
Como implementar
Configuração do SMTP
O primeiro passo para implementar a régua de cobrança é configurar o SMTP específico para disparo dos emails.
Para isso:
- Acesse o menu Cadastros, Ferramentas Sistema, Parâmetros, opção Financeiro.
- Clique na aba Régua de Cobrança.
- No parâmetro Utiliza Automatização do envio da Régua de cobrança?, selecione a opção Sim; dessa forma, os emails serão enviados de forma automática toda noite.
- Em Envia Cópia E-mail, escolha se quer receber uma cópia de cada email enviado.
- Em Regra de envio para o Final de Semana (Vencimento Real), selecione se o sistema deve fazer envio de emails aos Sábados e Domingos. Se o parâmetro Ajustar vencimentos de finais de semana estiver ativo, mantenha essa opção com Não, já que o vencimento real dos títulos nunca ocorrerá em fins de semana.
- Em E-mail Padrão, digite o email que será exibido como encaminhador da mensagem.
- No Servidor SMTP, digite a identificação do servidor de saída dos emails (por exemplo: smtp.gmail.com)
- Em Porta, informe a porta do servidor de saída smtp (exemplo: 465)
- Em Servidor Seguro/SSL, Selecione Sim, se o servidor trabalhar com esses protocolos.
- Em Protocolo, selecione o nome do protocolo de segurança de envio.
- Em Usuário, digite o de um email da empresa que será utilizado para envio da mensagem (por exemplo financeiro@gmail.com.br).
- No campo Senha, informe senha da conta do email informado;
- Em Enviar email usando nome fantasia, selecione usar o nome fantasia definido no cadastro da empresa.
- Selecione também a versão do TLS se usado esse protocolo.
- Grave.
Cadastro da Régua de Cobrança
- Acesse Menu Financeiro, Contas a Receber, opção Régua de Cobrança.
- Clique em Incluir.
- No campo documento, informe uma identificação para a régua. O preenchimento é obrigatório.
- Em Status, você pode desativar uma régua de cobrança
- No campo Email Cópia, digite um email da empresa para receber a cópia do que foi enviado para cada cliente
- O campo Histórico é livre para digitação
- Clique no botão Incluir da área de Itens de Cobrança
- Informe a quantidade de Dias antes ou depois da data de vencimento do título para disparo do email.
- Em Tipo, escolha entre os critérios vencido ou a vencer
- Em Status, você pode desativar um item da régua
- No campo Assunto, digite um texto curto que resume o conteúdo da mensagem
- Marque a caixa Envia Boleto, se quiser anexar o boleto a que se refere o email.
- Clique na área Anotações e elabore a mensagem a ser enviada. Use a lista Variáveis para compor a mensagem com dados reais dos títulos.
- Clique em Email Prévia para receber uma simulação do email configurado.
- Clique em Salvar.
- Repita o mesmo procedimento para incluir outras mensagens para envio em cada fase dessa política de cobrança. Utilize o botão Replicar para agilizar a configuração aproveitando os dados de uma regra cadastrada.
Envio manual dos emails
- Para disparar os emails manualmente, basta clicar no ícone Enviar Cobrança.
- Clique em Salvar a Régua de Cobrança.
Observação: O envio pode ser automático, basta ativar o parâmetro Utiliza Automatização do envio da Régua de cobrança?.
Crie diferentes réguas de cobrança
De volta à grid principal, observe que você pode criar políticas diferentes de cobrança variando o critério do Tipo. Por exemplo, uma para os títulos a vencer, outra para os títulos vencidos e outra para inadimplência sob protesto.
Monitor de Processos
Clicando no Monitor de Processos, você acompanha o status do processamento do envio dos emails.
Log da Régua de Cobrança
Para conferência dos email encaminhados, está disponível a tela de Log da Régua de Cobrança.
- Acesse Menu Financeiro, Contas a Receber, opção Log da Régua de Cobrança.
- A janela do log é exibida com informações sobre: Identificação, tipo e dias da régua, documento, NFe, NFSe, vencimento e parcela, nome do cliente.