O ERPFlex, como qualquer sistema de gestão ou plataforma de captura fiscal, baixa os XMLs das suas NF-e de entrada usando o Web Service de Distribuição DF-e (NFeDistribuicaoDFe) da Sefaz.
Esse serviço tem regras próprias e restritivas, definidas pela Nota Técnica 2014.002, que fazem parte do desenho do serviço público — não do software.
A principal consequência prática é esta:
A Sefaz entrega cada documento uma única vez na sequência de download de um mesmo CNPJ. Se outro sistema (contabilidade, emissor, plataforma de captura, portal manual etc.) baixar aquelas notas antes, elas não são reentregues ao ERPFlex — e vice-versa.
Este comportamento atinge todos os sistemas do mercado, inclusive plataformas especializadas em captura e manifestação. É uma limitação do serviço da Sefaz, e existe uma forma correta de contornar, explicada abaixo.
Como a Sefaz entrega os XMLs
Para obter os XMLs das notas emitidas contra o seu CNPJ, o sistema consulta o Web Service NFeDistribuicaoDFe. Esse serviço funciona assim:
- A cada documento ou evento de interesse do seu CNPJ, a Sefaz atribui um NSU (Número Sequencial Único) — uma espécie de “RG” que define a ordem em que os documentos são disponibilizados.
- O sistema informa o último NSU que já baixou e a Sefaz devolve os próximos documentos (em lotes de até 50 por consulta).
- A cada resposta, a Sefaz informa um novo último NSU, que deve ser usado na consulta seguinte, sempre de forma sequencial e ascendente.
Ou seja: o download é um ponteiro que só anda para frente. O NSU marca “de onde parei” e a próxima consulta continua dali.
Por que algumas notas não aparecem
1. Cada documento é entregue uma única vez por CNPJ
Este é o ponto central. A Sefaz não redistribui para o mesmo CNPJ um documento que já foi entregue naquela sequência de NSU. Quando um sistema consulta e avança o NSU, aqueles documentos passam a ser considerados já distribuídos.
2. Para a Sefaz, “Sistema A” e “Sistema B” são a mesma coisa
A Sefaz identifica o ator pelo CNPJ + certificado digital, não pelo software. Se dois sistemas usam o mesmo CNPJ para consultar a Distribuição DF-e, eles são tratados como uma única entidade. Quando um avança o NSU, o outro, ao consultar depois:
- recebe cStat = 137 – “Nenhum documento localizado” (as notas já foram consumidas pelo outro sistema); ou
- recebe cStat = 656 – “Consumo Indevido” (consulta fora de sequência), com bloqueio de 1 hora.
Fontes comuns de “consulta paralela” que causam isso: o software emissor, o sistema da contabilidade, uma plataforma de captura contratada à parte, ou consultas manuais feitas no Portal da NF-e com o certificado da empresa.
3. Rejeição 656 – Consumo Indevido
A Sefaz criou regras rígidas para não sobrecarregar o serviço. Você entra em “consumo indevido” quando:
- continua consultando depois que não há mais documentos (deve-se aguardar 1 hora após um retorno “nenhum documento localizado”);
- consulta fora da sequência de NSU (porque outro sistema alterou o ponteiro); ou
- ultrapassa o limite de consultas por hora (a consulta pontual por chave/NSU é limitada a cerca de 20 por hora).
Ao cair em 656, o CNPJ fica bloqueado por 1 hora. E atenção: se você tentar consultar de novo antes de completar a hora, a contagem zera e recomeça.
4. Prazo de 90 dias
A Distribuição DF-e só mantém os documentos disponíveis por até 90 dias após a recepção pelo Ambiente Nacional. Notas mais antigas que isso não podem mais ser recuperadas por esse serviço. Em geral, os documentos mais recentes vêm com o XML completo e os mais antigos, apenas como resumo.
5. Manifestação do destinatário
Para receber o XML completo (e não apenas o resumo da nota), muitas vezes é necessário registrar a Manifestação do Destinatário (Ciência da Operação ou Confirmação). Antes disso, a Sefaz disponibiliza somente o resumo da NF-e.
6. CNPJ novo ou inativo não recebe notas retroativas
Se o CNPJ ficar mais de 60 dias sem usar o serviço de distribuição, a geração de NSU é interrompida e só é retomada na próxima consulta. E, para um CNPJ/certificado novo no serviço, a Sefaz só passa a gerar NSU a partir do primeiro acesso — não há geração retroativa.
Isto não é uma falha do ERPFlex
Vale reforçar: nada disso é específico do ERPFlex. São regras do serviço público da Sefaz (NT 2014.002) que valem igualmente para todos os sistemas. Os próprios fornecedores de captura fiscal documentam publicamente exatamente o mesmo comportamento — veja a seção Fontes e referências ao final.
O que um bom sistema pode fazer é respeitar as regras (consultar sempre pelo último NSU, aguardar 1 hora após o 137, manifestar corretamente) e oferecer a recuperação por chave quando alguma nota é “consumida” por outro aplicativo. É exatamente o que o ERPFlex faz.
O que fazer para evitar o problema
Centralizar a captura em um único sistema (recomendado)
Eleja um único sistema como responsável por baixar os XMLs de cada CNPJ na Sefaz. Os demais sistemas (contabilidade, BI, emissor) devem consumir os XMLs a partir desse sistema central — não direto da Sefaz. Isso elimina o conflito de NSU e o risco de bloqueio.
Evitar consultas paralelas
Verifique se há outros softwares ou pessoas consultando a Sefaz com o mesmo CNPJ/certificado:
- sistema da contabilidade;
- software emissor ou outra plataforma de captura;
- consultas manuais no Portal da NF-e.
A identificação e a desativação dessas consultas paralelas são de responsabilidade do detentor do CNPJ, pois nenhum sistema tem visibilidade sobre aplicações de terceiros que usam o mesmo certificado.
Manifestar as notas por um único sistema
Faça a manifestação preferencialmente por um único sistema, já que cada evento também avança o NSU. Registrar a Ciência da Operação / Confirmação garante que o XML completo seja gerado e disponibilizado.
Respeitar os prazos
- Após um retorno “nenhum documento localizado”, aguarde 1 hora antes de nova consulta.
- Faça a captura com regularidade (para não acumular volume nem deixar o CNPJ inativo por mais de 60 dias).
- Mantenha o certificado digital sempre atualizado.
Fontes e referências
Documentação oficial e materiais públicos de diversos fornecedores confirmam que este é um comportamento da Sefaz, comum a todo o mercado:
- Sefaz / Portal Nacional da NF-e — Nota Técnica 2014.002 (regras da Distribuição DF-e, NSU e Consumo Indevido): https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/
- Sefaz / Portal da NF-e — Estatísticas e regras de Uso Indevido (Rejeição 656): https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/informe.aspx?ehCTG=false&Informe=0cu%2FyBLKrCs%3D
- Qive (ex-Arquivei) — “Consumo Indevido de consultas de NF-e”: https://qive.com.br/blog/consumo-indevido-consulta-nfe e Central de Ajuda: https://ajuda.qive.com.br/pt-BR/articles/4772096-consumo-indevido-de-consultas-na-sefaz
- TecnoSpeed — “Consulta NFe destinada pelo portal da Sefaz” (documentos disponibilizados por NSU uma única vez): https://atendimento.tecnospeed.com.br/hc/pt-br/articles/8608402703895-Consulta-NFe-destinada-pelo-portal-da-Sefaz
Perguntas Frequentes
Não necessariamente. Dentro dos 90 dias, elas podem ser recuperadas pela consulta por chave de acesso. O que a SEFAZ não faz é reentregá-las automaticamente na distribuição em lote depois que outro sistema as consumiu.
Provavelmente o sistema da contabilidade consultou a SEFAZ antes e avançou o NSU do seu CNPJ. Como a SEFAZ entrega cada documento uma única vez por CNPJ, a nota não voltou para o ERPFlex. A solução é recuperar por chave e/ou centralizar a captura.
Não, porque a limitação é da SEFAZ, não do software. Qualquer sistema — inclusive plataformas especializadas em manifestação e captura — está sujeito às mesmas regras da NT 2014.002.
É a mensagem de Consumo Indevido da SEFAZ, retornada quando há consultas fora de sequência, em excesso, ou repetidas após “nenhum documento localizado”. Ela bloqueia o CNPJ por 1 hora.
Fale com o suporte do ERPFlex — orientamos você no passo a passo para identificar, no portal da NFe, os eventos que já foram associados a uma chave de acesso.