A funcionalidade de reembolso atende às empresas em que funcionários realizam gastos para atendimento às suas atividades de trabalho e posteriormente são reembolsados, como por exemplo, combustível, estacionamento, refeições, etc.
Os funcionários precisam ser cadastrados como Fornecedores e, normalmente, são usuários do ERPFlex, pois são eles que fazem o lançamento das suas próprias despesas. Com isso, fica mais ágil o trabalho do Financeiro que precisará apenas carregar o reembolso para pagamento na tela de Despesas (Compras).
Para esse processo, a empresa pode elaborar um formulário RTF para impressão do reembolso e solicitar ao colaborador que anexe fisicamente os comprovantes das despesas e a realize a entrega ao setor financeiro.
Estão disponíveis duas telas para esse processo:
- Reembolso – essa tela é vinculada ao perfil de usuário do colaborador. Nela somente são exibidos os lançamentos de reembolso incluídos por ele.
- Reembolso (admin) – essa tela deve ser vinculada ao perfil do Financeiro. Nela são exibidos os lançamentos de todos os funcionários.
Incluindo um reembolso 
- Acesse Lançamentos > Compras > Reembolso.
- Na tela de Reembolso, clique em Incluir e informe:
Docto
Se mantido em branco, o ERPFlex fará a numeração sequencial automática, após a gravação. Informe outro número se desejar.
Fornecedor
Selecione o nome do funcionário para o qual o reembolso está sendo elaborado.
Emissão
É sugerida a data-base. Informe outra, se necessário.
Previsão de Entrada
Aplicável para pedido de compra. Informa a data acordada com o fornecedor para entrega dos produtos/serviço.
Cliente
Se aplicável, selecione o nome do cliente vinculado ao gasto desse reembolso.
Histórico
Campo livre para digitação de observações sobre o reembolso.
Prazo de Entrega (dias)
Aplicável para pedido de compra. É sugerido com base no cadastro do fornecedor. Informe outra, se necessário.
Incluindo os itens no reembolso
- Clique no botão Incluir e informe:
Produto ou Serviço
Clique no botão de opção Produto ou Serviço, conforme o tipo de item que deseja incluir no reembolso.
Em seguida, digite parte do nome na caixa de digitação. O sistema começa a listar os itens que possuem o texto digitado. Clique sobre o nome do produto ou serviço desejado.
Importante:
No New, ainda não foi disponibilizada a pesquisa pelo código na variante. Essa função será liberada nas próximas versões.
Armazém
Sugere o armazém padrão para entrada do produto, conforme definido pelo parâmetro Armazém Padrão (Parâmetros > Produto > Estoque).
Selecione outro se necessário.
Variante
Caso o produto/serviço possua variante, serão exibidos os itens para escolha. Marque o item de variante para compra.
Histórico
Campo livre para digitação de observação sobre o item reembolso.
Prazo de Validade (em Dias)
Sugerido a partir do campo Prazo Valid (dias) do cadastro do fornecedor e caso o parâmetro Trazer o Prazo de Validade do Pedido de Compra (Compras > aba Compras-Padrões ) seja configurado com Sim.
Com base nesse dado, o ERPFlex calculará automaticamente a data de validade da última entrada ou do lote do produto, a partir da data de emissão da nota.
OP/OS
Permite vincular uma ordem de serviço (produtos ou serviços) ou ordem de produção (apenas serviços) para acumular o custo com o valor gasto.
UM Comercial
A unidade de medida comercial é carregada conforme o cadastro do produto/serviço. Essa é a unidade que será levada para a nota fiscal.
Natureza
Por padrão, é sugerida a natureza do cadastro de produtos/serviços. Selecione outra se necessário. Essa informação será considerada no momento da compra.
Qtde/ Qtde em UM do Estoque ou Comercial
Informe a quantidade solicitada.
Caso o produto possua fator de conversão, a quantidade poderá ser informada na unidade de medida do estoque ou a comercial, conforme definido no parâmetro Quantidade Digitada (Parâmetros > Pedido de Compras). Nesse caso, será exibida em uma caixa ao lado a quantidade convertida e o valor correspondente à conversão.
Preço unitário comercial
O preço unitário pode vir sugerido se o custo standard estiver cadastrado.
Importante:
Caso a unidade de medida de compra seja diferente da utilizada pela empresa para o estoque, é necessário ajustar o preço unitário manualmente, pois o custo standard sugerido baseia-se na unidade do estoque.
Preço unitário
Se existir fator de conversão, apresenta o preço proporcional à primeira unidade de medida.
Valor Item
Calcula o valor do item com base na quantidade * preço unitário comercial.
IPI%/Valor do IPI
Informe manualmente o percentual do IPI do produto cobrado pelo fornecedor, se existir. O valor do IPI será calculado automaticamente.
Valor ICMS-ST
Informe manual o valor do ICMS ST do produto cobrado pelo fornecedor, se existir.
Frete
Apresenta o valor rateado do frete informado no cabeçalho. Se necessário, pode ser editado; nesse caso, o campo Frete do cabeçalho será recalculado.
Desconto %/ Desconto Valor
Apresenta o percentual e o valor do desconto, conforme informado no cabeçalho.
Valor Total
Calcula o valor total do produto, adicionando os tributos.
- Clique em Salvar.
Repita os procedimentos para incluir outros itens. - Clique no botão Voltar para deixar a tela de itens.
Aplicável ao Pedido de Compra.
Essa aba somente é habilitada se o parâmetro Dados de Importação (Parâmetros > Faturamento/Compras > Compras-Padrões) for configurado com Sim.
O objetivo é disponibilizar alguns campos para acompanhamento do processo de importação. Os dados são apenas informativos.
Currency (Moeda)
Selecione a moeda negociada para o processo de importação.
Incoterms (termos do comércio internacional)
Os incoterms correspondem a modalidades de transações comerciais normalizadas pela Câmara de Comércio Internacional:
FOB, Franco a bordo (porto de embarque designado)
O exportador deve entregar a mercadoria, desembaraçada, a bordo do navio indicado pelo importador, no porto de embarque. Esta modalidade é válida para o transporte marítimo ou hidroviário interior. Todas as despesas, até o momento em que o produto é colocado a bordo do veículo transportador, são da responsabilidade do exportador. Ao importador cabem as despesas e os riscos de perda ou dano do produto a partir do momento que este transpuser a amurada do navio. Seguro Facultativo.
FCA, Franco transportador (local designado)
O exportador entrega as mercadorias, desembaraçadas para exportação, à custódia do transportador, no local indicado pelo importador, cessando aí todas as responsabilidades do exportador. Essa condição pode ser utilizada em qualquer tipo de transporte, inclusive o multimodal. Seguro Facultativo.
CPT, Porte pago até (local de destino designado)
Como o CFR, esta condição estipula que o exportador deverá pagar as despesas de embarque da mercadoria e seu frete internacional até o local de destino designado. Dessa forma, o risco de perda ou dano dos bens, assim como quaisquer aumentos de custos são transferidos do exportador para o importador, quando as mercadorias forem entregues à custódia do transportador. Este INCOTERM pode ser utilizado com relação a qualquer meio de transporte.
CFR, Custo e frete (porto de destino designado)
O exportador deve entregar a mercadoria no porto de destino escolhido pelo importador. As despesas de transporte ficam, portanto, a cargo do exportador. O importador deve arcar com as despesas de seguro e de desembarque da mercadoria. A utilização desse termo obriga o exportador a desembaraçar a mercadoria para exportação e utilizar apenas o transporte marítimo ou hidroviário interior.Seguro Facultativo.
EX Work, Na fábrica (local designado)
O produto e a fatura devem estar à disposição do importador no estabelecimento do exportador. Todas as despesas e quaisquer perdas e danos a partir da entrega da mercadoria, inclusive o despacho da mercadoria para o exterior, são da responsabilidade do importador. O exportador não possui nenhum custo.Quando solicitado, o exportador deverá prestar ao importador assistência na obtenção de documentos para o despacho do produto. Esta modalidade pode ser utilizada com relação a qualquer via de transporte (modal) Seguro Facultativo.
City
Cidade de origem
Terms
Número de dias para pagamento
%Comision
Percentual de comissão que a empresa receberá pela importação.
Calculate Comission
Selecione se a comissão da empresa é calculada sobre o Valor dos produtos + Frete ou somente Valor dos produtos.
Manufacter
Selecione o fabricante do produto (Cadastro de Fornecedores).
Port of Origem
Informe o porto de origem.
Team
Selecione a equipe de vendas ou supervisor que participou da negociação (Cadastro de Vendedores). Campo informativo para cálculo de comissionamento.
Seller 1/ 2/ 3
Selecione até 3 vendedores que participaram da venda (Cadastro de Vendedores). Campo informativo para cálculo de comissionamento.
Nessa aba, são preenchidos campos complementares do reembolso, conforme a necessidade de cada empresa.
A personalização dos Dados Adicionais deve ser realizada pelo administrador do sistema, na tela de parâmetros (Parâmetros > Dados Adicionais > Reembolso).
Nessa aba, podem ser pré-definidas as parcelas a receber, assim quando o pedido for recebido, esses dados já serão levados para a tela de Compras. Para isso, pode-se selecionar uma forma de pagamento ou definir as parcelas manualmente.
No caso da informação manual, se o parâmetro Alterar valor a ser parcelado na tela de Pagamento/Recebimento (Parâmetros > Financeiro) estiver configurado com Não, o sistema automaticamente divide o valor orçado em parcelas iguais, todas com o mesmo tipo de pagamento; no entanto, será possível ajustá-las após a geração. Caso esse parâmetro esteja configurado com Sim, o valor e o tipo de cada parcela poderão ser definidos individualmente. Deve-se utilizar o botão Incluir para adicionar parcelas até completar o valor total.
Vale observar que quando ativado o parâmetro Bloquear os campos da tela de Pagamentos/Recebimento (Parâmetros > Financeiro), não é possível modificar a quantidade de parcelas.
Definindo as parcelas
- Preencha a tela de forma de pagamento conforme a orientação a seguir:
- Forma de Pagamento
Clique na barra de pesquisa para escolher uma forma de pagamento.
Somente serão listadas as formas de pagamento liberadas no cadastro do fornecedor, se o parâmetro Habilita filtro de mostrar todas as formas de pagamento (Parâmetros > Financeiro) estiver configurado com Não. - Intervalo variável
Permite definir a quantidade de parcelas com diferentes intervalos de dias entre elas.
Exemplo: 01,28,07
O valor a pagar será dividido em 3 parcelas, cujos vencimentos serão:- 1ª Parcela – 1 dia após a data de emissão;
- 2ª Parcela – 28 dias após a primeira parcela;
- 3ª Parcela – 7 dias após a segunda parcela.
- Tipo
- À Vista
Este tipo lança o título já quitado na data da emissão. No momento da entrada, deverá ser informado o banco para baixa. - A prazo
Permite definir parcelamentos e as respectivas datas de vencimento. A partir dele, podem ser gerados boletos, depósitos etc. - Cheque-pre
Este tipo considera que a empresa irá pagar em cheque. No momento do pagamento, deverão ser informados os dados dos cheques. - PagSeguro
Esse tipo é normalmente utilizado para as vendas realizadas via e-Commerce Flex, para identificar as operações com o PagSeguro. - Mercado Pago
Esse tipo é normalmente utilizado para as vendas realizadas via e-Commerce Flex, para identificar as operações com o Mercado Pago. - Cartões de Crédito
Permite selecionar um cartão de crédito. Serão calculados os vencimentos, conforme o vencimento da fatura definido no cadastro do cartão.
- À Vista
- Número da Parcela
A numeração das parcelas é gerada automaticamente pelo ERPFlex, após a confirmação da forma de pagamento. - 1º Vencimento
O vencimento pode ser calculado automaticamente conforme especificado na forma de pagamento; no cartão de crédito ou no campo Intervalo Variável. É possível ajustá-lo manualmente, caso necessário. - Intervalo
Esse campo é habilitado somente após a informação da quantidade de parcelas, caso seja maior que 1.
Informe nesse campo, o intervalo em dias entre uma parcela e outra. - Valor a Parcelar / Saldo a Parcelar
Utilize o campo Valor a Parcelar caso queira diferenciar o tipo e valor por parcela. Após a confirmação da primeira parcela, informe as demais clicando no botão Incluir, até completar o valor total. No campo Saldo a Parcelar, será exibido o valor restante.
Esses campos somente são apresentados quando está ativo parâmetro Altera valor a ser parcelado na tela de Pagamento/Recebimento (Parâmetros > Financeiro). - Qtde/Valor da Parcela
Informe o número de parcelas, caso queira que o sistema divida automaticamente o valor total em parcelas iguais. - Histórico
Esse campo permite o registro de observações importantes para o setor financeiro. O histórico fica visível na tela de Títulos a Pagar. - Código de Barras
Informe o código de barras do documento a pagar, se existir. - Títulos a Receber deste fornecedor, que podem ser usados na compensados dessa baixa
Se existirem vendas ou pagamentos antecipados ao fornecedor, nessa área estes serão relacionados para informação e controle.
- Forma de Pagamento
- Clique no botão OK para gravar.
Após a gravação da forma de pagamento, serão listadas as parcelas calculadas.
Botões da parcela
 – Alterar a parcela |
Permite editar os dados da parcela |
 – Excluir a parcela |
Marca a parcela para exclusão. Nesse caso, clique no botão Incluir para redefinir a forma de pagamento ou parcela. |
Intervalo variável entre as parcelas /Botão Gerar
Utilize esse campo para gerar as parcelas com intervalo variável de dias entre elas. Para processar, clique no botão +Gerar.